Vault konfigurieren

Vault konfigurieren
Cumulus® Vault ist ein Programm-Modul zur Versionskontrolle, das Ihrer Arbeitsgruppe zusätzliche Datensicherheit und Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand jedes einzelnen Assets bietet. Cumulus Vault erhöht die Datensicherheit der Assets einer Arbeitsgruppe, da es kontrolliert, wer wann und wie (über Check-in und Check-out) auf die Assets zugreift. Es erweitert die Möglichkeiten mit Assets in Cumulus zu arbeiten, denn es speichert Vorläuferversionen des aktuellen Assets und ermöglicht, sich mit einem Blick über die verschiedenen Versionen zu informieren und bei Bedarf auf diese Versionen zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten – und all das integriert in Ihre gewohnte Cumulus Arbeitsumgebung. Außerdem ermöglicht Cumulus Vault Client Benutzern unabhängig von Plattformen auf Assets zugreifen zu können. Eine weitere Funktion von Cumulus Vault ermöglicht Ihnen, exklusive Vault-Kataloge einzurichten. Alle Assets, die einem solchen Katalog hinzugefügt werden, werden an Vault übergeben, und ihr Asset-Speicherort ist ausschließlich Vault.
Dieses Kapitel richtet sich an den Administrator. Es beschreibt, wie der Vault-Server aktiviert und administriert wird, und wie Cumulus Kataloge konfiguriert werden, um sie der Kontrolle von Cumulus Vault zu übergeben. Näheres darüber, wie Sie mit Vault Assets aus- und ein­checken sowie Asset-Versionen verwalten, finden Sie im Client Benutzerhandbuch.
Wie Cumulus Vault funktioniert
Als Cumulus Vault-Administrator ist es Ihre Aufgabe, Cumulus Vault entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Arbeitsgruppe zu konfigurieren. Doch zuvor sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wie Ihre Cumulus Kataloge mit Vault zusammenwirken. Wenn Sie an den technischen Details interessiert sind, sollten Sie „Hinter den Kulissen”, lesen, um mehr über die Vorgänge im Hintergrund zu erfahren.
Cumulus Vault kann den Zugriff auf alle Assets in Cumulus kontrollieren und überwachen. Stellen Sie sich Cumulus Vault als den Cumulus Bibliothekar vor. Benutzer leihen sich die Assets zur Bearbeitung aus (Check-out) und geben sie wieder zurück, wenn die Bearbeitung beendet ist (Check-in). Cumulus Vault erlaubt nur einem Benutzer zur selben Zeit, ein Asset auszuleihen. Dadurch wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Asset bearbeiten, was zu unterschiedlichen (und womöglich konkurrierenden und verwirrenden) Versionen eines Assets führen könnte. Wenn ein Benutzer versucht, ein bereits „entliehenes” Asset auszuleihen, informiert Cumulus Vault ihn darüber, wer es ausgeliehen hat.
Wenn ein Benutzer ein Asset zurückgibt, speichert Cumulus Vault die aktuelle Datei als neue Version – ohne frühere Versionen zu überschreiben. Da alle Vorgängerversionen gespeichert sind, können die Veränderungen eines Assets während eines Arbeitsablaufs zurückverfolgt werden – eine Funktion, die Versionskontrolle genannt wird. Außerdem sind für jede Version Informationen vorhanden: Wer hat geändert? Wann? Mit Cumulus Vault sind solche Fragen leicht zu beantworten – Bearbeitungsstände der letzten Woche sind genau so einfach zur Hand wie die von heute.
Der Vault-Server
Cumulus Vault ist ein System zur Versionskontrolle, das die Assets einer Arbeitsgruppe verwaltet und überwacht. Vault ist außerdem ein Speicherort für die Assets und alle ihre Versionen.
Als Cumulus Administrator bestimmen Sie durch die Konfiguration des Vault-Servers, wo Vault die Assets Ihrer Arbeitsgruppe speichert. Dieser Speicherort kann sein, wo Sie wollen – mit einer Einschränkung: der physikalische Speicherort muss sich auf einer lokalen Festplatte des Rechners befinden, auf dem der Vault-Server läuft. Erstellen Sie einen Ordner, in dem die Vault-kontrollierten Assets gespeichert werden sollen, und teilen Sie dann dem Vault-Server mit, wo dieser Vault-Server-Speicherort ist. Sie können den Vault-Server auch so einrichten, dass er die Assets in automatisch erstellten Unterordnern speichert. Wenn Sie Kataloge für die Arbeit mit Vault einrichten, können Sie besondere Ordner innerhalb des Vault-Server-Speicherordners erstellen – so genannte Vault-Ordner.
Näheres zum Einstellen des Vault-Servers, siehe „Installation".
Vault und Kataloge
Jeder Cumulus Katalog kann mit Cumulus Vault zusammenarbeiten. Wenn sie es tun, können entweder alle Assets in Vault gespeichert werden – und somit seiner Kontrolle unterliegen – oder nur ausgewählte Assets. Cumulus Vault erweitert die Möglichkeiten für die Verwendung eines zentralen Speicherorts für einen Katalog. Als Cumulus Vault-Administrator bestimmen Sie für jeden Katalog, ob und wie er mit dem Vault zusammenarbeitet.
Der erste Schritt, einen Katalog für die Zusammenarbeit mit Vault vorzubereiten, ist, dem Katalog spezielle Datensatzfelder für die Versionskontrolle hinzuzufügen. Die Felder, die zu Cumulus Vault gehören sind: Check-out-Ort, Check-out-Datum, Check-out-Benutzer und Versionshistorie. Diese Felder ermöglichen Clients, ein Asset zu einem bestimmten Ort auszuchecken, und bieten Informationen darüber, wer wann welche Version ausgecheckt hat.
Näheres über das Hinzufügen dieser Versionskontrollfelder zu Katalogen, siehe „Einen Katalog für Vault vorbereiten".
Der nächste Schritt ist, den Katalog so einzustellen, dass er die Assets an Vault übergibt, wenn sie katalogisiert werden. Der Katalog kann entweder so eingestellt werden, dass alle Assets übergeben werden, oder dass jeder Benutzer für jeden Katalogisiervorgang entscheiden kann, ob die Assets der Kontrolle von Vault übergeben werden sollen.
Geben Sie Vault als Zentralen Speicherort für den Katalog an. (Zentraler Speicherort bedeutet in der Cumulus-Sprache: der Ort, wohin Cumulus beim Katalogisiervorgang Assets kopiert; z. B. in einen Ordner auf Ihrem Datei-Server oder einem FTP-Server.) Näheres über das Festlegen von Vault als zentralen Speicherort, siehe „Einen Katalog mit Vault verbinden".
Eine weitere Überlegung sind die Benutzerrechte, die die Benutzer zum Aus- und Einchecken haben müssen. Näheres über das Bestimmen von Zugriffsrechten, siehe „Zugriffsrechte für Vault".
Wenn Assets in Vault gespeichert sind, können Benutzer mit ihnen arbeiten, indem sie ein Check-out durchführen. Dieser Vorgang sperrt den zum Asset gehörigen Datensatz im Katalog für andere Benutzer. Wenn ein Asset wieder eingecheckt wird, verschiebt Cumulus es als neue Version zu Vault, aktualisiert den dazugehörigen Datensatz und gibt ihn im Katalog wieder frei.
Die Vorgängerversionen der Assets befinden sich auch in Vault, so dass Benutzer die Historie eines Assets sehen und bei Bedarf auf ältere Versionen zugreifen können.
Vault und Asset-Handling-Sets
Wenn Sie sich entschieden haben, Cumulus Vault einzusetzen, müssen Sie die von Ihrer Arbeitsgruppe verwendeten Asset-Handling-Sets anpassen. Zumindest muss in den Asset-Handling-Sets Cumulus Vault als Asset-Speichermodul aktiviert sein. Haben Sie den Katalog so eingerichtet, dass jeder Benutzer selbst entscheiden kann, ob katalogisierte Assets unter die Kontrolle von Vault gestellt werden sollen oder nicht, muss außerdem die Option Assets zu zentralem Speicherort kopieren aktiviert sein. Darüber hinaus enthalten Asset-Handling-Sets die Vault-Einstellungen für die Handhabung von Versionen. Näheres über die Einrichtung von Asset-Handling-Sets für Vault, siehe „Asset-Handling-Sets für Vault konfigurieren".
Hinter den Kulissen
Technisch gesehen ist Cumulus Vault ist ein Asset-Speichermodul, das mit der Cumulus Applikation zusammenarbeitet. Asset-Speichermodule sind für den Zugriff auf den Speicherort eines Assets zuständig und stellen Cumulus Informationen über das Asset zur Verfügung. Im Fall von Vault werden diese Informationen über die Datensatzfelder für die Versionskontrolle zur Verfügung gestellt (Check-out-Ort, Check-out-Datum, Check-out-Benutzer und Versionshistorie).
Wenn Sie Vault als zentralen Speicherort einstellen, arbeitet Cumulus mit den dort platzierten Assets nur über das Vault-Asset-Speichermodul. Dieses Modul ermöglicht anhand der o. a. speziellen Versionskontrollfelder Check-out, Check-in und Versionsübersicht.
Wird ein Asset in Vault katalogisiert, wird in dem als zentralen Speicherort bestimmten Ordner für dieses Asset ein eigener Ordner angelegt. Dieser Ordner heißt genauso wie das Asset selbst und enthält zwei Dateien für jede Asset-Version: eine ist das Asset selbst ( mit der Erweiterung .data) und die andere ist eine Informationsdatei ( mit der Erweiterung .info), die den Inhalt der Versionskontrollfelder enthält. Alle diese Dateien haben den gleichen Namen – mit einem kleinen Unterschied: die Nummer (beginnend mit eins für die zuerst katalogisierte Version). Beachten Sie, dass beim Katalogisieren von Assets in Vault keine Kategorie in der Hauptkategorie Quellen erstellt wird.
Jedes Mal, wenn ein Benutzer ein Check-out für ein Asset durchführt, kopiert Cumulus die neueste Version – entsprechend der Nummer – an den Ort, den der Benutzer angibt. Der dazugehörige Datensatz wird im Katalog gesperrt und kein weiterer Benutzer kann ein Check-out durchführen.
Wird das Asset wieder eingecheckt, verschiebt Cumulus die neue Version in den Ordner für das Asset in Vault. Die neue Version wird umbenannt und erhält eine Nummer – um eins höher als die vorherige. Dann wird die neue Version katalogisiert und der Datensatz im Katalog aktualisiert. Zum Abschluss dieses Vorgangs hebt Cumulus die Sperrung des Datensatzes wieder auf, so dass andere Benutzer wieder auf das Asset zugreifen können.
Cumulus Vault-Server unterstützen Resource Fork, Dateityp und Programmtyp.
Installation
Die Vault-Client-Software ist in der Cumulus Client-Software enthalten. Die Vault-Server-Software ist in der Cumulus Server-Software enthalten.
Vault-Server auf einem anderen Rechner
Der Vault-Server muss nicht auf demselben Rechner laufen wie der Cumulus Server. So können Sie den Vault-Server auf einem anderen Rechner als den Cumulus Server einrichten. Der Rechner, den Sie für den Vault-Server auswählen, verwaltet nicht nur den Zugriff der Clients auf Vault, sondern speichert auch alle Versionen der Vault-kontrollierten Assets. Daher sollte dieser Rechner über genügend Speicher verfügen. Auch wenn der Vault-Server auf einem anderen Rechner läuft, so wird er dennoch reibungslos mit Ihrem Cumulus Server zusammenarbeiten.
Wenn Sie den Vault-Server auf einem anderen Rechner einrichten als den Cumulus Server, müssen Sie die Cumulus Server-Software auf diesem Rechner installieren.
Beachten Sie bei der Auswahl des Rechners für den Vault-Server, dass darauf nicht nur alle Vault-kontrollierten Assets – und Versionen – gespeichert werden, sondern dass auch jeder Client ständigen TCP/IP-Zugriff darauf haben muss, um Assets aus- und einzuchecken.
Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, bezieht sich diese Dokumentation auf die Installation als Vault-Server.
Cumulus Vault einrichten
Um Vault für Ihre Cumulus Konfiguration einzurichten:
Richten Sie Ihre Cumulus Kataloge für die Arbeit mit Vault ein. Der Katalog wird vorbereitet, indem in den Katalogeinstellungen im Fenster Einstellungen besondere Datensatzfelder für die Versionskontrolle hinzugefügt werden, und der Katalog mit Vault verbunden wird.
Vault-Server konfigurieren
Sie konfigurieren den Vault-Server, indem Sie ihm mitteilen, wo die von Cumulus Vault kontrollierten Assets gespeichert werden sollen. Nur der Cumulus Vault-Administrator kann den Vault-Server konfigurieren, das bedeutet, dass es eine Benutzerkennung (User Account) geben muss, die als Vault-Administrator fungiert.
Cumulus Vault-Administrator bestimmen
Um den Vault-Server zu konfigurieren, muss eine Benutzerkennung als Cumulus Vault-Administrator bestimmt werden.
Wenn Vault-Server und Cumulus Server auf demselben Rechner laufen, kann jedem vorhandenen Benutzer das Recht Vault-Administrator zugewiesen werden. Läuft der Vault-Server jedoch nicht auf demselben Rechner wie der Cumulus Server, müssen Sie den Vault-Administrator für diesen Rechner festlegen. Möglicherweise müssen Sie auch einen Benutzer einrichten, der über das Recht Vault-Administrator verfügt.
In beiden Fällen müssen Sie dazu das User Manager-Modul der Server-Konsole verwenden:
 
1.
Wählen Sie im Cumulus Client Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich per Webbrowser zur Web-Server-Konsole.
2.
3.
Wählen Sie User Manager.
4.
Bearbeiten Sie die Beschreibung des Benutzers, der als Vault-Administrator vorgesehen ist. Unter Server-Rechte wählen Sie Administratorrechte, um das Recht Vault-Administrator zuzuweisen.
5.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Damit die administrativen Aufgaben problemlos ausgeführt werden können, sollten dem Vault-Administrator für die mit Vault verbundenen Kataloge auch folgende Rechte zugewiesen werden:
Vault aktivieren und Vault-Speicherort bestimmen
Als Cumulus Vault-Administrator erstellen und bestimmen Sie den Speicherort für den Vault-Hauptordner, wo Cumulus Vault die von ihm kontrollierten Assets speichert. Wo dieser Speicherort liegt, können Sie frei bestimmen – mit einer Einschränkung: er muss sich physikalisch auf einer lokalen Festplatte des Rechners befinden, auf dem der Vault-Server installiert ist.
Folgendes sollten Sie bedenken, wenn Sie den Ordner einrichten:
Erstellen Sie zuerst den Vault-Hauptordner auf dem Rechner, auf dem der Vault-Server läuft, und konfigurieren Sie dann die Vault-Server-Applikation, indem Sie angeben, wo sich der Ordner befindet. Beim Konfigurieren des Vault-Servers werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten, wie der Vault-Ordner strukturiert werden kann. Erstellen Sie auf diese Weise nur Unterordner im Vault-Hauptordner. Wenn Sie neue Order im Vault-Hauptordner erstellen, werden diese Ordner als besondere Ordner für Vault erstellt, die Vault-Ordner genannt werden. Ein solcher Vault-Ordner enthalt eine XML-Datei, die ihn beschreibt und für bestimmte Funktionen benötigt wird, z. B. die exklusive Zuweisung eines Katalogs zu Vault als zentralen Asset-Speicherort.
Beim Konfigurieren des Vault-Servers haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob Vault-Ordner ab einer bestimmten Anzahl von Assets oder Tagen automatisch strukturiert werden sollen. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, sollten Sie unbedingt von diesen Funktionen Gebrauch machen, um automatisch Unterordner zu erstellen.
Um den Vault-Server zu konfigurieren:
 
1.
Wählen Sie im Cumulus Client Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich per Webbrowser zur Web-Server-Konsole.
2.
3.
4.
Wählen Sie Vault-Server.
Das Fenster Cumulus Vault-Server-Einstellungen wird angezeigt.
5.
Aktivieren Sie unter Allgemein die Option Vault-Server aktivieren.
6.
Geben Sie im Feld Vault-Speicherordner den Pfad für den Ordner ein, in den die Assets beim Katalogisieren kopiert werden sollen.
HINWEIS: Vault-Server für Mac OS X
Da der Vault-Server für Mac OS X auf UNIX basiert, müssen bei der Administration die UNIX-Konventionen für Pfad- und Dateinamen berücksichtigt werden.
7.
Entscheiden Sie unter Automatisch erstellte Unterordner über die Verwendung von Unterordnern, indem Sie die entsprechende Option auswählen:
Keine automatisch erstellten Unterordner verwenden
Alle Assets werden direkt in den Vault-Ordnern gespeichert. Diese Option ist nur solange verfügbar, wie keine der Optionen für Unterordner aktiviert ist. Wurde die automatische Erstellung von Unterordnern einmal aktiviert, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.
HINWEIS: Wenn Sie sich für diese Option entscheiden und später die Entscheidung treffen, dass Unterordner verwendet werden sollen, werden alle Assets, die direkt in Vault-Ordnern gespeichert waren, in einen Unterordner mit dem Namen Standard verschoben. Das geschieht auch mit den Assets, die in früheren Versionen von Cumulus Vault gespeichert waren, wenn Sie sich mit der aktuellen Cumulus Version für die Verwendung von Unterordnern entscheiden.
Verwenden
Geben Sie den kompletten Pfadnamen für einen existierenden Unterordner oder für einen Unterordner, der neu erstellt werden soll, ein. (Benutzen Sie die Konventionen für das Betriebssystem, auf dem der Vault-Server installiert ist.)
Es wird dringend empfohlen, diese Option zu aktivieren, um eine optimale Leistung zu erzielen.
HINWEIS: Wenn Sie keinen Namen eingeben und die Standardeinstellung unberührt lassen, werden neu katalogisierte Assets in demselben Standardordner gespeichert wie die Assets, die automatisch dorthin verschoben wurden, nachdem die Option für das automatische Erstellen von Unterordnern aktiviert wurde.
Neuen Ordner erstellen nach ... Tagen
Geben Sie die Anzahl der Tage (1 bis 10.000) an, nach der ein neuer Unterordner erstellt werden soll, der die Assets aufnimmt, die danach katalogisiert werden. Die Anzahl ist das Minimum an Tagen, bevor ein neuer Unterordner automatisch erstellt wird.
Neuen Ordner erstellen ab ... Assets
Geben Sie Anzahl von Assets (1 bis 10.000) an, die ein Unterordner maximal enthalten soll, bevor ein neuer Unterordner erstellt werden soll, der die Assets aufnimmt, die danach katalogisiert werden. (Aufgrund von Cumulus TAG-Dateien oder anderen Metadaten-Dateien kann die tatsächliche Anzahl abweichen.)
HINWEIS: Diese automatisch erstellten Unterordner werden nach Erstellungsdatum und -zeit benannt
(JJJJ-MM-TT_hh-mm-ss).
8.
Entscheiden Sie unter Versionsbeschränkungen über die Handhabung der Versionen. Für ein Asset in Vault können entweder alle Versionen gespeichert werden oder eine begrenzte Anzahl von Versionen. Wenn Sie die Option Nur ... Versionen behalten auswählen, geben Sie die Anzahl der letzteren Versionen ein, die in Vault verbleiben sollen. Wenn auch jeweils die älteste Version verbleiben soll, wählen Sie die Option Zusätzlich älteste Version behalten.
9.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Nachdem Sie Ihren Vault-Server konfiguriert haben, sollten Sie als nächstes Ihre Cumulus Kataloge für die Zusammenarbeit mit Vault einrichten.
Cumulus Vault integrieren
Sie integrieren Cumulus Vault in Ihre Cumulus Applikation, indem Sie Cumulus Kataloge für die Zusammenarbeit mit Vault einrichten. Zwei Dinge müssen Sie tun, um einen Katalog für die Zusammenarbeit mit Vault einzurichten:
Eine weitere Überlegung sind die Zugriffsrechte von Benutzern auf Vault-kontrollierte Assets. Sie müssen sicherstellen, dass die gewünschten Benutzer weiter mit den Assets arbeiten können. Wie, siehe „Zugriffsrechte für Vault".
Wenn ein Katalog für die Zusammenarbeit mit Vault konfiguriert ist, können Sie auch bereits katalogisierte Assets der Kontrolle durch Vault übergeben. Näheres dazu, siehe „Bereits katalogisierte Assets und Vault".
Kataloge für die Zusammenarbeit mit Vault einzustellen, erfolgt nicht anders als allgemein Kataloge einzustellen. Melden Sie sich als Cumulus Administrator am Cumulus Server an, und öffnen Sie dann den gewünschten Katalog, um ihn einzustellen.
Katalog öffnen
Es folgt eine kurze Beschreibung, wie Sie einen Katalog öffnen:
 
1.
Das Fenster Verbinden zum Cumulus Server wird geöffnet.
2.
3.
Klicken Sie OK . Das Fenster Katalogzugriff wird geöffnet.
4.
Ist der Katalog geöffnet, können Sie die Datensatzfelder hinzufügen, die für die Zusammenarbeit mit Cumulus Vault notwendig sind.
Einen Katalog für Vault vorbereiten
Um einen Katalog für die Zusammenarbeit mit Vault vorzubereiten, müssen Sie die Datensatzfelder für die Versionskontrolle dem Katalog hinzufügen. Diese Felder sind:
Check-out-Ort – Enthält kodiert die Information, wohin das Asset ausgecheckt wurde, z. B. den Speicherort auf der Festplatte des Benutzers. Dieses Feld muss hinzugefügt werden, denn sonst kann Vault die Assets nicht kopieren und kontrollieren.
Check-out-Datum – Enthält Informationen über Datum und Zeitpunkt, wann das Asset ausgecheckt wurde.
Check-out-Benutzer – Enthält Informationen, wer das Asset ausgecheckt hat.
Versionshistorie – Enthält Informationen über jede Version eines Assets, zum Beispiel, wann und von wem es aus- und wieder eingecheckt wurde. Dieses Feld ist ein Textfeld und kann vom Benutzer geändert werden (wenn erlaubt).
HINWEIS: Dauer des Check-outs
Wenn der Katalog über das Feld Check-out-Datum verfügt, enthält das Feld Versionshistorie am Ende jeden Eintrags eine Informationen über die Dauer eines Check-outs. Diese Information ist nur über dieses Feld zu erhalten. Wenn diese Information aus dem Feld gelöscht wird, kann sie nicht wieder rekonstruiert werden.
HINWEIS: Rekonstruktion von Daten
Wenn der Inhalt des Feldes Versionshistorie vollständig gelöscht wurde, wird das Feld so behandelt, als enthielte es keinen Wert, und wird beim nächsten Check-in oder einer Aktualisierung des Datensatzes mit den Informationen gefüllt, die der Server gespeichert hat.
Die Felder Check-out-Datum und Check-out-Benutzer ermöglichen zusätzlich, dass Katalogbenutzer sehen können, ob ein Asset zurzeit ausgecheckt ist und wenn ja, von wem. Aber damit die Benutzer den Inhalt dieser Felder sehen können, müssen diese Felder den Datensatz-Ansichten-Sets hinzugefügt werden. (Näheres zum Hinzufügen von Feldern zu einer Ansicht finden Sie unter „Einer Datensatz-Ansicht ein Feld hinzufügen” )
Um die Datensatzfelder für die Versionskontrolle einem Katalog hinzuzufügen:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
4.
Klicken Sie auf Datensatzfelder. Eine Liste mit den aktuellen Datensatzfeldern des aktuellen Katalogs wird angezeigt.
5.
Klicken Sie auf Feld hinzufügen. Ein Fenster zum Hinzufügen eines neuen Feldes wird geöffnet.
6.
7.
Wählen Sie Cumulus Applikation.
8.
Wählen Sie die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Versionskontrollfelder sind: Check-out-Ort, Check-out-Datum, Check-out-Benutzer, Versionshistorie
9.
Klicken Sie auf OK. Sie gelangen wieder zu der Feldliste.
10.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu sichern.
Der Katalog kann nun mit Vault zusammenarbeiten. Aber noch gibt es keine Assets dafür, daher ist der nächste Schritt, den Katalog mit Vault zu verbinden, damit die Assets beim Katalogisieren an Vault zur Kontrolle übergeben werden.
Einen Katalog mit Vault verbinden
Wenn ein Katalog mit Cumulus Vault verbunden ist, können alle Assets beim Katalogisieren von jedem Benutzer an Vault übergeben werden. Als Cumulus Administrator verbinden Sie einen Katalog mit Vault, indem Sie Cumulus zwei wichtige Informationen mitteilen.
Als Erstes muss Cumulus so konfiguriert werden, dass die Assets beim Katalogisieren an Vault übergeben werden. Dies tun Sie, indem Sie Cumulus Vault als zentralen Speicherort für den Katalog bestimmen. Dabei können Sie festlegen, ob die Assets immer oder benutzerbestimmt an Vault übergeben werden sollen:
Immer – Alle Assets, die dem Katalog hinzugefügt werden, werden an Vault übergeben. Diese Einstellung sollte als Standardeinstellungen gesehen werden, da sie eine einheitliche Handhabung sicherstellt, so dass alle Assets im Katalog der Zugriffs- und Versionskontrolle von Cumulus Vault unterliegen.
So wie im Asset-Handling-Set angegeben (das heißt: benutzerbestimmt) – Sie lassen den Benutzer über das verwendete Asset-Handling-Set bestimmen, ob Assets beim Katalogisieren an Vault übergeben werden. Dann sinnvoll, wenn nur bestimmte Asset-Typen – festgelegt von Ihrer Arbeitsgruppe – der Zugriffs- und Versionskontrolle unterliegen sollen.
Immer und Exklusiv – Alle dem Katalog hinzugefügten Assets werden an Vault übergeben, und ihr Asset-Speicherort ist ausschließlich Vault. Wird diese Option für einen Katalog aktiviert, steht dieser in einer erzwungenen Eins-zu-Eins-Beziehung mit dem dazugehörigen Vault-Ordner: Jeder Datensatz steht für ein im entsprechenden Vault-Ordner gespeichertes Asset, und jedes Asset in diesem Vault-Ordner wird durch einen Datensatz in diesem Katalog repräsentiert. Das ist das Grundprinzip für alle ausgeführten Funktionen. Beispielsweise bedeutet dies, dass von diesem Katalog verwaltete Assets nicht verschoben werden können. Und beim Löschen von Datensätzen, die die Assets repräsentieren, werden auch die Assets gelöscht. Ein Katalog, für den diese Option aktiviert ist, wird exklusiver Vault-Katalog genannt.
HINWEIS: Nachdem die Option Immer und Exklusiv für einen Katalog aktiviert wurde, werden alle Assets, die bereits im Katalog enthalten sind. in den entsprechenden Vault-Ordner kopiert und ihre Datensätze werden aktualisiert, so dass sie den neuen Asset-Speicherort angeben.
Als Zweites muss Cumulus wissen, wo die Vault-kontrollierten Assets gespeichert werden sollen, das heißt, Cumulus ist mitzuteilen, auf welchem Rechner im Netzwerk der Vault-Server läuft. Sie bestimmen diesen Rechner über seinen Netzwerknamen oder seine TCP/IP-Adresse. An dieser Stelle brauchen Sie nicht den Ordner für Vault angeben, denn das haben Sie ja bereits beim Konfigurieren des Vault-Servers getan.
Um einen Katalog mit Vault zu verbinden:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
5.
Aktivieren Sie unter Assets an zentralen Speicherort kopieren die Option Zentralen Asset-Speicherort verwenden.
6.
Das Fenster Asset-Speichermodul auswählen wird geöffnet.
7.
Wählen Sie Cumulus Vault, und klicken Sie auf OK.
Das Fenster Remote-Modul auswählen wird geöffnet.
8.
Wählen Sie im Feld Rechner den Rechner, auf dem Ihr Vault-Server läuft – der Rechner mit dem Ordner, der als Vault-Speicherort angeben ist. Um eine Liste der aktiven Vault-Server in Ihrem Netzwerk zu sehen, können Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil klicken.
Das Fenster Asset-Speicherort wählen wird geöffnet. Nun müssen Sie entscheiden, ob die Assets direkt an dem Vault-Speicherort oder in einem Unterordner des Vault-Speicherordners gespeichert werden sollen. Dieser Unterordner wird Vault-Ordner genannt.
9.
10.
Wenn Sie sich für Vault-Server direkt verwenden entschieden haben, klicken Sie als Nächstes auf OK.
Wenn Sie sich für Vault-Ordner verwenden entschieden haben, wird die Liste zur Auswahl dieses Ordners aktiviert. Dann wählen Sie den Vault-Ordner aus, in dem das Asset gespeichert werden soll, und klicken auf OK.
Wollen Sie zum Speichern der Assets dieses Katalogs einen neuen Ordner erstellen, klicken Sie auf Neuer Ordner. Es wird ein Fenster zur Eingabe des Ordnernamens angezeigt. Er enthält standardmäßig den Namen des Katalogs.
HINWEIS: Wenn ein Katalog für einen Vault-Ordner auf exklusiv gesetzt ist, kann dieser Ordner nicht als zentraler Asset-Speicherort für einen anderen Katalog verwendet werden. Wenn Sie einen Katalog auf exklusiv setzen möchten, müssen Sie dafür einen neuen Vault-Ordner erstellen.
Danach wird der Bereich Allgemein der Katalogeinstellungen angezeigt. Der Name oder die IP-Adresse des Rechners, auf dem der Vault-Server läuft und der Name des Vault-Ordners sind nun dort zu sehen.
11.
Immer und Exklusiv (nur mit Vault)
12.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern, und wählen Sie den nächsten Katalog, den Sie für Vault einrichten möchten.
ODER
Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern, und schließen Sie das Fenster Einstellungen.
Von nun an können Assets beim Katalogisieren in diesen Katalog in den Ordnern des Vault-Server-Ordners, den Sie beim Konfigurieren des Vault-Servers bestimmt haben, gespeichert werden.
Asset-Handling-Sets für Vault konfigurieren
Die von Ihrer Arbeitsgruppe verwendeten Asset-Handling-Sets müssen für Vault konfiguriert werden. Asset-Handling-Sets sind in verschiedener Hinsicht für Vault von Bedeutung:
Für das Katalogisieren von Assets, die der Kontrolle von Vault übergeben werden sollen, sind sie wichtig, da dazu das Asset-Speichermodul Cumulus Vault in den Asset-Handling-Sets aktiviert sein muss. Asset-Handling-Sets sind ebenfalls von großer Bedeutung, wenn Sie einen Katalog so eingerichtet haben, dass jeder Benutzer selbst entscheiden kann, ob die katalogisierten Assets an Vault übergeben werden sollen oder nicht. Denn der Benutzer entscheidet dies durch die Auswahl eines Asset-Handling-Sets. Wählt der Benutzer ein Asset-Handling-Set, in dem die Option Assets zu zentralem Speicherort kopieren sowie das Asset-Speichermodul Cumulus Vault aktiviert ist, werden die katalogisierten Assets unter die Kontrolle von Vault gestellt.
Für den Asset-Zugriff sind sie wichtig, da der Benutzer Asset-Handling-Sets verwenden muss, in denen Cumulus Vault als Asset-Speichermodul aktiviert ist, um auf Assets zugreifen zu können, die in Vault gespeichert sind.
Für die Handhabung von Asset-Versionen sind sie wichtig, da sie die Vault-Einstellungen für die Handhabung von Versionen enthalten. Da von Vault kontrollierte Assets in mehreren Versionen vorliegen können, müssen Sie sich eventuell zwischen den vorhandenen Versionen entscheiden, wenn Sie eine Voransicht der Vault-kontrollierten Assets anzeigen, sie per E-Mail ver­schicken, kopieren oder löschen möchten. Cumulus erleichtert Ihnen diese Entscheidung. Es ermöglicht Ihnen sogar, Voreinstellungen dafür vorzunehmen, die Ihrer Arbeitsweise am besten entsprechen. Und diese Einstellungen sind in einem Asset-Handling-Set festgelegt. Durch die Auswahl eines Asset-Handling-Sets bestimmt der Benutzer, wie Asset-Versionen gehandhabt werden.
Bei der Verwendung von Vault ist es empfehlenswert, dass Cumulus Benutzer nur gemeinsam genutzte Asset-Handling-Sets verwenden, da diese Asset-Handling-Sets zentral administriert werden können. Sie können den Benutzerzugriff auch auf bestimmte Asset-Handling-Sets beschränken. Unabhängig davon, wie Sie letztendlich vorgehen, sollten Sie darauf achten, dass zumindest das Cumulus Vault-Modul in den ausgewählten Asset-Handling-Sets aktiviert ist.
Sollten Sie irgendwann einmal beschließen, den Vault-Server für diesen Katalog zu ändern, können Sie zu den Katalog­einstellungen zurückkehren und auf Durchsuchen klicken, um einen anderen Rechner auszuwählen.
Zugriffsrechte für Vault
Benutzerrechte für Vault-kontrollierte Assets werden in Abhängigkeit vom Katalog festgelegt, da auf die Assets über Kataloge zugegriffen wird.
Sie müssen den Benutzern, die mit Vault arbeiten, die entsprechenden Zugriffs­rechte erteilen. Sie erteilen individuelle Benutzerrechte über das User Manager-Modul der Server-Konsole.
Wenn es Benutzern möglich sein soll, Assets aus- und wieder einzuchecken, ein Check-out zurückzunehmen und Assets aus Vault „herauszuschieben”, müssen ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen werden:
Sollen Benutzer auch Datensätze löschen können, müssen Sie Ihnen das Recht Datensatz löschen zuweisen:
Sollen Benutzer auch Assets – und einzelne Asset-Versionen – löschen können, müssen Sie Ihnen die Rechte Datensatz löschen­ und Asset löschen zuweisen.
In exklusiven Vault-Katalogen können Datensätze nur zusammen mit den dazugehörigen Assets gelöscht werden. Sollen Benutzer Datensätze aus solchen Katalogen löschen können, müssen Sie ihnen die Rechte Datensatz löschen­ und Asset löschen zuweisen.
Eine ausführliche Beschreibung des Themas Rechte finden Sie unter „Erweiterte Ansicht: Rechte für Benutzer und Rollen”.
HINWEIS: Rechte für Datensätze aus einem exklusiven Vault-Katalog
Hat ein Benutzer einen Katalog, der auch Datensätze aus einem exklusiven Vault-Katalog enthält (zentraler Asset-Speicherort ist auf Immer und Exklusiv gesetzt), entsprechen die Rechte des Benutzers für diese Datensätze den Rechten, die er für den Katalog hat, aus dem die Datensätze stammen. Beispiel: Selbst wenn ein Benutzer alle Rechte für Katalog A hat, entsprechen seine Rechte für Datensätze aus Katalog B (einem exklusiven Vault-Katalog) den Rechten, die der Benutzer für Katalog B hat.
Bereits katalogisierte Assets und Vault
Einen Katalog mit Vault zu verbinden, heißt, dass zukünftig katalogisierte Assets an Vault übergeben werden können. Was aber ist mit den Assets, die Ihre Arbeitsgruppe bereits katalogisiert hat? Auch sie können der Kontrolle von Vault übergeben werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie dies funktioniert.
HINWEIS: Um bereits katalogisierte Assets an Vault zu übergeben, muss der Client, mit dem Sie sich verbinden, Zugriff auf die Assets selbst haben – wo auch immer sie im Netzwerk gespeichert sind.
Um bereits katalogisierte Assets unter die Kontrolle von Vault zu stellen:
 
1.
2.
3.
Wählen Sie Asset > Verschieben nach. Das Fenster Asset-Speichermodul auswählen wird geöffnet.
4.
Wählen Sie Cumulus Vault, und klicken Sie auf OK. Das Fenster Remote-Modul auswählen wird geöffnet.
5.
Wählen Sie im Feld Rechner den Rechner aus, auf dem der Vault-Server läuft, und kli­cken Sie auf OK.
Nun, da Sie Cumulus Vault Ihren Vorstellungen entsprechend konfiguriert und vorbereitet haben, können Sie den Clients grünes Licht geben, mit Cumulus Vault zu arbeiten – und alles weitere dem Vault überlassen. Wenn Sie auch selber mit Vault-kontrollierten Assets arbeiten wollen, finden Sie alles, was Sie darüber an Wissen brauchen, im Client Benutzerhandbuch.
Administrationsfunktionen
Cumulus bietet verschiedene Funktionen für spezielle Administrationsaufgaben von Cumulus Vault. Diese Funktionen können entweder über das Menü Aktionen oder über Schaltflächen im Fenster Cumulus Vault-Server-Einstellungen aufgerufen werden.
In Vault gespeicherte, aber nicht-katalogisierte Assets verwalten
Aus welchen Gründen auch immer können in Vault Assets gespeichert sein, die nicht katalogisiert sind. Nach solchen Assets können Sie suchen und sie entweder löschen oder sie einem Katalog hinzufügen. Da Sie nur Katalog für Katalog nach solchen Assets suchen können, ist diese Funktion dann von großem Nutzen, wenn Sie alle Assets in Vault über einen Katalog verwalten.
Um in Vault gespeicherte, aber nicht-katalogisierte Assets zu verwalten:
 
1.
Wählen Sie im Cumulus Client Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich per Webbrowser zur Web-Server-Konsole.
2.
Wählen Sie Vault-Server.
Das Fenster Vault-Server-Einstellungen wird angezeigt.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht referenzierte Assets.
Das Fenster Server-Verbindung auswählen wird angezeigt.
4.
Aktivieren Sie die Option Andere Verbindung verwenden.
Geben Sie im Feld Server den Server-Namen oder die IP-Adresse des Rechners an, auf dem der Cumulus Server läuft, der die gewünschten Kataloge verwaltet.
Klicken Sie auf Verbinden und Weiter.
Das Fenster Einen Katalog auswählen wird angezeigt. Darin sind die Kataloge aufgelistet, die vom zuvor ausgewählten Cumulus Server verwaltet werden und auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat.
5.
Das Fenster Einen Ordner auswählen wird angezeigt. Darin sind die Ordner im Vault-Speicherordner aufgelistet.
6.
HINWEIS: Wenn Sie keinen Ordner auswählen, wird nur die Ebene des Vault-Speicherordners durchsucht – einschließlich aller automatisch erstellten Unterordner, aber ohne die Vault-Ordner.
7.
Klicken Sie auf Weiter, um den Vorgang zu starten.
Ist die Liste leer, wurden keine nicht referenzierten Assets gefunden. Dann können Sie das Fenster entweder durch Klicken auf Schließen verlassen oder durch Klicken auf Zurück zu vorherigen Schritten zurückkehren.
8.
TIPP: Sie können auch in die Spalte Aufgabe klicken, um die für das Asset auszuführende Aufgabe auszuwählen.
9.
Wählen Sie den Eintrag für das zu katalogisierende Asset, und klicken Sie auf Asset-Handling-Set auswählen. In einer Liste werden Asset-Handling-Sets angezeigt, in denen Cumulus Vault als Asset-Speichermodul aktiviert ist, und auf die der Benutzer, mit dem Sie sich angemeldet haben, Zugriff hat.
10.
Wenn die Aufgaben für alle Assets bestimmt wurden, und alle Asset-Handling-Sets ausgewählt wurden, klicken Sie auf Start. Die Assets werden wie angegeben verarbeitet. Eine Liste zeigt die ausgeführten Aufgaben an.
11.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen.
Diese Funktion wurde entwickelt, um Assets aufzuspüren, die sich in Vault befinden, aber nicht katalogisiert sind. Sie können diese Funktion jedoch auch verwenden, um Vault-Assets in andere Kataloge zu katalogisieren.
Ordnerinformationen aktualisieren
Ordner, die als zentraler Asset-Speicherort für Kataloge eingerichtet sind, werden Vault-Ordner genannt. Vault-Ordner befinden sich in dem als Vault-Speicherordner festgelegten Ordner. Jedes Asset, das zum zentralen Asset-Speicherort kopiert wird, wird in den gewählten Vault-Ordner kopiert. Wie erkennt Cumulus einen solchen Vault-Ordner? Ein Vault-Ordner enthält eine XML-Datei, welche die von Cumulus benötigten Informationen enthält. Cumulus verfügt über eine Funktion, um diese Informationen anzuzeigen und zu aktualisieren.
Um Informationen über Vault-Ordner zu aktualisieren:
 
1.
Wählen Sie im Cumulus Client Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich per Webbrowser zur Web-Server-Konsole.
2.
Wählen Sie Vault-Server. Das Fenster Vault-Server-Einstellungen wird angezeigt.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner-Info aktualisieren.
Das Fenster Einen Ordner auswählen wird angezeigt. Darin sind die Ordner auf dem Vault-Server aufgelistet, mit dem Sie verbunden sind.
4.
Katalogname – Name des Katalogs
Katalog-Server – IP-Adresse des Rechners, auf dem der Cumulus Server läuft, von dem der Katalog verwaltet wird.
Exklusiv – Ist der Katalog ein exklusiver Vault-Katalog, ist diese Option aktiviert.
Katalogeintrag löschen – Diese Option kann aktiviert werden, um den Eintrag für diesen Katalog aus den Informationen über den Vault-Ordner zu löschen. Dies erweist sich für Kataloge als nützlich, die gelöscht wurden und nicht mehr vorhanden sind.
5.
6.
Klicken Sie auf Schließen oder Abbrechen, um das Fenster zu verlassen.
Asset-Referenzen umsetzen
Asset-Referenzen enthalten Informationen über den Server auf dem die Assets gespeichert sind, z. B. IP-Adresse und/oder Server-Name. Daher müssen sie aktualisiert werden, wenn sich der Server geändert hat. Canto bietet Funktionen, um das Aktualisieren der Datensätze so problemlos und komfortabel wie möglich zu gestalten.
Zunächst werden die ausgewählten Kataloge nach Datensätzen durchsucht, die auf den ehemaligen Vault-Speicherort verweisen. Anschließend werden diese Datensätze aktualisiert, damit sie nun auf den neuen Speicherort der Vault-Assets verweisen. Ohne diese Funktion würden die Datensätze weiterhin auf den früheren Vault-Server verweisen. Durch diesen Vorgang werden die Asset-Dateien nicht überschrieben, verschoben oder auf eine andere Weise beeinflusst.
Um Asset-Referenzen von Vault-Assets zu aktualisieren, wenn sich der Vault-Server geändert hat:
 
1.
Wählen Sie im Cumulus Client Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich per Webbrowser zur Web-Server-Konsole.
2.
Wählen Sie Vault-Server.
Das Fenster Vault-Server-Einstellungen wird angezeigt.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Asset-Referenzen umsetzen.
Das Fenster Server-Verbindung auswählen wird angezeigt.
4.
Aktivieren Sie die Option Andere Verbindung verwenden.
Geben Sie im Feld Server den Server-Namen oder die IP-Adresse des Rechners an, auf dem der Cumulus Server läuft, der die gewünschten Kataloge verwaltet.
Klicken Sie auf Verbinden und Weiter.
Das Fenster Einen Katalog auswählen wird angezeigt. Darin sind die Kataloge aufgelistet, die vom zuvor ausgewählten Cumulus Server verwaltet werden, und auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat.
5.
Das Fenster Vault-Server-Namen angeben wird angezeigt.
6.
Geben Sie im Feld Alter Server-Name, der ersetzt werden soll den DNS-Namen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der Vault-Server zuvor installiert war. Standardmäßig setzt Cumulus den Namen des ersten Vault-Server-Rechners ein, den es in den Datensätzen des ausgewählten Katalogs findet.
7.
Geben Sie im Feld Neuer Server-Name, der vergeben werden soll den DNS-Namen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der aktuelle Vault-Server installiert ist.
8.
In dem Feld Neuer alternativer Server-Name können Sie optional die alternative Information über den Rechner eingeben, auf dem der aktuelle Vault-Server installiert ist – und zwar die Information, die Sie nicht im Feld Neuer Server-Name, der vergeben werden soll (DNS-Name oder IP-Adresse) angegeben haben.
9.
Wenn Sie alle im Datensatzfeld Asset-Referenzen gespeicherten Informationen aktualisieren möchten, aktivieren Sie die Option Asset-Referenz automatisch aktualisieren.
10.
Klicken Sie auf Start. Die ausgewählten Kataloge werden nach Datensätzen durchsucht, die auf den früheren Vault-Speicherort verweisen. Anschließend wird geprüft, ob die entsprechenden Assets auch an dem neuen Vault-Speicherort vorhanden sind, und die Asset-Referenzen werden aktualisiert. Aus einer Liste erfahren Sie, welche Asset-Referenzen umgesetzt wurden.
HINWEIS: Wenn Sie die Funktion abbrechen, wird der Vorgang beendet, doch die Aktualisierung der bereits verarbeiteten Assets wird beibehalten.
11.
Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu verlassen.