Kataloge verwalten

Kataloge verwalten
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie die Katalogeinstellungen so vornehmen können, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen, und bietet Vorschläge für effektive Katalogisierstrategien. Außerdem beinhaltet es Tipps zur Katalogpflege.
Katalogeinstellungen
Für jeden Katalog können grundlegende Änderun­gen vorgenommen werden, indem die Einstellungen anders konfiguriert werden. Diese Einstellungen betreffen nur den Katalog, für den sie vorgenommen werden. Wenn ein Katalog neu angelegt wird, sollten die Katalogeinstellungen angepasst werden, bevor dem Katalog Datensätze hinzugefügt werden.
VORAUSSETZUNGEN: Um die Einstellungen für einen Katalog verändern zu können, benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte (Rechte > Administratorrechte > Katalogeinstellungen ändern). Auch um die Einstellungen für einen Katalog sehen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte (Rechte > Administratorrechte > Katalogeinstellungen ansehen).
Um die Einstellungen eines Katalogs aufzurufen:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen. Das Fenster Katalogeinstellungen wird angezeigt. Wenn das aktive Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog aus, den Sie bearbeiten wollen.
Das Fenster Katalogeinstellungen kontrolliert diverse Optionen, die für die Verwaltung von Assets wichtig sind. Diese Optionen sind in drei Bereiche eingeteilt:
Allgemein – Katalog-Speicherort und -name, Zugriffs- und Mitbenutzungsoptionen sowie die Option eines zentralen Speicherorts für Assets.
Datensatzfelder – Zeigt die Datensatzfelder an, die ein Katalog enthält. Sie können Felder hinzufügen oder löschen und ausgewählte Felder anpassen. So können Sie die Informationen organisieren, die über ein Asset im Datensatz gespeichert werden, wenn das Asset einem Katalog hinzugefügt wird.
Kategoriefelder – Zeigt die Kategoriefelder an, die ein Katalog enthält. Sie können Felder hinzufügen oder löschen und ausgewählte Felder anpassen.
Spiegelung – Zeigt die aktuellen Einstellungen für die Spiegelung eines Katalogs an. Sie können eine Spiegelung aktivieren und die Datenbank bestimmen, die als Spiegel dienen soll. (Näheres siehe „Datenbank-Spiegelung".)
Rechte-Übersicht – Zeigt für jeden Benutzer und jede Rolle an, welche Rechte sie für einen Katalog haben. Die Informationen werden nur angezeigt; die Bearbeitung erfolgt über den User Manager­ in der Server-Konsole.
Siehe „Übersicht: Katalogeinstellungen””, zu den Optionen dieses Fens­ters.
 
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Falls aktiviert, steht der Katalog Cumulus Clients zur Verfügung.
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Falls aktiviert, kann der Katalog über das Web zur Verfügung gestellt werden.
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Öffnet ein Menü zur Auswahl wie das Asset zum zentralen Speicherort kopiert wird.
Wie im Asset-Handling-Set festgelegt – das zum Katalogisieren verwendete Asset-Handling-Set bestimmt, ob Assets an den zentralen Speicherort kopiert werden oder nicht.
Immer – Assets werden unabhängig von den Einstellungen für das Asset-Handling-Set immer zum zentralen Speicherort kopiert.
Immer und Exklusiv – Assets werden immer in Vault kopiert, und ihr Speicherort ist ausschließlich Vault. (Diese Option ist nur verfügbar, wenn Vault in Workgroup oder Enterprise als zentraler Asset-Speicherort ausgewählt ist.)
HINWEIS: Asset-Duplikate und Zentraler Speicherort!
Um bei Verwendung eines zentralen Speicherorts Asset-Duplikate kontrollieren zu können, sind die Datensatzfelder Original-Asset-Kennung, Original-Asset-Name und Original-Asset-Referenz notwendig. Diese Felder müssen Sie den Katalogen hinzufügen, die mit zentralem Speicherort und Duplikat-Erkennung arbeiten sollen
HINWEIS: Katalogname & Katalogdateiname
Der Name eines Katalogs ist seine interne Referenz, die Benutzer innerhalb von Cumulus sehen. Neu erstellte Kataloge werden standardmäßig so benannt wie der Dateiname ist, aber der Katalogname kann jederzeit geändert werden. Der Katalogname ist der Name, den Benutzer sehen, wenn sie sich zu Katalogen verbinden, und er erscheint oben im Katalogfenster. Wenn man einen Katalog umbenennt ist es wichtig daran zu denken, dass man auch die Berechtigungen der Benutzer (oder Rollen) aktualisieren muss, wenn man den Zugriff auf diesen Katalog beschränkt hatte. Denn die Zugriffsbeschränkungen basieren auf Katalog­namen, so dass die Benutzer auf einen umbenannten Katalog erst wieder zugreifen können, wenn er der Liste der Kataloge, auf die eine Benutzer (Rolle) zugreifen darf, wieder hinzugefügt wurde.
Zentralen Asset-Speicherort benutzen
Ein zentraler Asset-Speicherort ist ein einzelner Speicherort, an dem digitale Assets zentral gespeichert werden. Die Verwendung eines zentralen Asset-Speicherortes bietet den Vorteil, dass Ihre Assets allen Benutzern zugänglich sind und durch ihre zentrale Präsenz einfacher berücksichtigt werden können. Cumulus bietet verschiedene Typen von zentralen Asset-Speicherorten:
Dateisystem – Jeder Ort eines Standarddateisystems kann als zentraler Asset-Speicherort verwendet werden. Ein übliches Beispiel ist ein Netzwerk-Dateiserver. Dieser Typ wird von den Asset-Speichermodulen für die Betriebssysteme unterstützt.
Internet (FTP) Server – Wenn Ihre Dateien über einen Internet-FTP-Server zur Verfügung stehen sollen, können Sie einen FTP-Server als zentralen Asset-Speicherort angeben. Diese Möglichkeit ist für Arbeitsdateien weniger geeignet (wegen der Geschwindigkeit und anderen Einschränkungen), aber für das Archivieren von Assets könnte diese Möglichkeit ideal sein. Dieser Type wird vom URL AssetStore unterstützt.
Cumulus Vault – Dieser Typ bietet Check-in/-out für Asset und Möglichkeiten zur Versionskontrolle, die die anderen beiden Typen nicht bieten. Das Dateisystem auf dem Rechner mit dem Vault Server speichert die Assets, die in Vault gehalten werden, physikalisch, aber Cumulus Vault kontrolliert den Zugriff auf die Dateien und dadurch können Möglichkeiten angeboten werden, die es nicht gibt, wenn das Dateisystem direkt verwendet wird. Dieser Type wird vom Vault AssetStore unterstützt.
Ein zentraler Asset-Speicherort wird in den Katalogeinstellungen ausgewählt. Jeder Katalog kann seinen eigenen zentralen Asset-Speicherort haben. Welches der beste ist, hängt von der Nutzung des Katalogs ab. Nähere Informationen zur optimalen Nutzung in der Praxis finden Sie in dem Dokument „Understanding Central Asset Locations in Cumulus“ aus der englischsprachigen Canto Reihe „Exploring Cumulus“.
VORAUSSETZUNGEN: Um einen zentraler Asset-Speicherort für einen Katalog bestimmen zu können, brauchen Sie die entsprechenden Administratorrechte (Rechte > Administratorrechte > Zentralen Asset-Speicherort ändern (Option für das Recht Katalogeinstellungen ändern).
Um einen Katalog für die Verwendung eines zentralen Asset-Speicherorts zu konfigurieren:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
5.
Aktivieren Sie unter Assets an zentralen Speicherort kopieren die Option Zentralen Asset-Speicherort verwenden.
6.
Das Fenster Asset-Speichermodul auswählen wird geöffnet.
7.
Wählen Sie das gewünschte Modul und klicken Sie OK. Der nächste Schritt ist abhängig vom ausgewählten Modul:
Bei der Auswahl von URL AssetStore wird ein Fenster zur Eingabe einer URL geöffnet.
Geben Sie eine gültige URL eines vorhandenen FTP-Verzeichnisses ein und klicken OK.
Bei der Auswahl eines Dateisystem AssetStores öffnet sich ein Fenster zur Auswahl eines Ordners. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Assets gespeichert werden sollen, und klicken Sie OK. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit Optionen für die automatische Erstellung von Unterordnern:
Keine: Alle katalogisierten Assets werden im selben Ordner gespeichert.
Nach Datum: Unterordner werden auf täglicher Basis erstellt. Assets, die am selben Tag katalogisiert werden, werden im selben Ordner gespeichert. Falls zwei oder mehrere Assets identische Dateinamen haben, wird, eine eindeutige Kennung (Unique Identifier) an den Dateinamen angehängt.
Nach eindeutiger Kennung: Jedes katalogisierte Asset erhält einen eigenen Ordner und einen eindeutigen Pfad, unter dem es an dem zentralen Asset-Speicherort gespeichert wird.
Wählen Sie die gewünschte Option aus und klicken auf OK.
Bei der Auswahl des Vault AssetStores öffnet sich das Fenster Remote-Modul auswählen.
Wählen Sie im Feld Rechner den Rechner, auf dem Ihr Vault Server läuft – der Rechner mit dem Ordner, der als Vault-Speicherort angeben ist. Um eine Liste der aktiven Vault Server in Ihrem Netzwerk zu sehen, können Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil klicken.
Der nächste Schritt ist zu entscheiden, ob die Assets direkt an dem Vault-Speicherort oder in einem Unterordner des Vault-Speicherordners gespeichert werden sollen. Dieser Unterordner wird Vault-Ordner genannt
Wählen Sie die gewünschte Option. Wenn Sie sich für Vault-Server direkt verwenden entschieden haben, klicken Sie dann OK.
Wenn Sie sich für Vault-Ordner verwenden entschieden haben, wird die Liste zur Auswahl dieses Ordners aktiviert. Dann wählen Sie den Vault-Ordner aus, in dem das Asset gespeichert werden soll, und klicken auf OK.
Wollen Sie zum Speichern der Assets dieses Katalogs einen neuen Ordner erstellen, klicken Sie auf Neuer Ordner. Es wird ein Fenster zur Eingabe des Ordnernamens angezeigt. Er enthält standardmäßig den Namen des Katalogs.
HINWEIS: Wenn ein Katalog für einen Vault-Ordner auf exklusiv gesetzt ist, kann dieser Ordner nicht als zentraler Asset-Speicherort für einen anderen Katalog verwendet werden. Wenn Sie einen Katalog auf exklusiv setzen möchten, müssen Sie dafür einen neuen Vault-Ordner erstellen.
8.
Immer und Exklusiv (nur mit Vault)
Wurde diese Option ausgewählt, ist auch eine weitere Option verfügbar: Original-Asset löschen. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Original-Asset gelöscht, nachdem das Asset katalogisiert und erfolgreich zu Vault kopiert wurde.
9.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern, und wählen Sie den nächsten Katalog, für den Sie einen zentralen Asset-Speicherort einrichten wollen.
ODER
Klicken Sie OK, um Ihre Änderungen zu speichern, und schließen Sie das Fenster Einstellungen.
Wenn nun Benutzer Assets diesem Katalog hinzufügen, können die Assets oder werden die Assets an den ausgewählten zentralen Asset-Speicherort kopiert werden.
HINWEIS: Zentraler Asset-Speicherort und Asset-Handling-Sets
Jedes Asset-Handling-Set, das mit einem zentralen Asset-Speicherort verwendet wird (für das Katalogisieren oder den Zugriff), muss so konfiguriert sein, dass das dem zentralen Asset-Speicherort entsprechende Asset-Speichermodul aktiviert ist. Daher aktivieren Sie die Mac OS und Windows AssetStore Module für Speicherorte im Dateisystem, den URL AssetStore für FTP-Speicherorte und den Vault AssetStore für Vault Speicherorte.
Feldeigenschaften anpassen
Die Eigenschaften eines Katalogfeldes können angepasst werden. Sie können festlegen,
Um die Eigenschaften eines Feldes aufzurufen:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen. Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
Klicken Sie auf Datensatzfelder. Eine Liste mit allen aktuellen Feldern des Katalogs wird angezeigt.
5.
6.
Überprüfen Sie die Optionen Sortierung, Volltextsuche und Änderbar für das Feld, und aktivieren Sie die gewünschten Optionen. (Siehe „Übersicht: Feldeigenschaften”, für Näheres zu den verfügbaren Optionen.)
7.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Das Fenster Feldeigenschaften wird geöffnet, über das Sie die Eigenschaften für dieses Feld bestimmen können. Die Eigenschaften sind abhängig vom Feldtyp. (Näheres zu den verfügbaren Optionen siehe „Übersicht: Feldeigenschaften".)
8.
9.
Klicken Sie OK, um das Fenster mit den Feldeigenschaften zu schließen. Sie gelangen wieder zu der Feldliste.
TIPP: Eigenschaften mehrerer Datensatzfelder gleichzeitig bearbeiten­
Bestimmte Feldeigenschaften können für mehrere Datensatzfelder gleichzeitig aktiviert oder deaktiviert werden. Wählen Sie die Felder in der Liste der Datensatzfelder aus und machen einen alternativen (rechten) Mausklick, um ein Kontextmenü zu öffnen. Die Menüoptionen entsprechen den Feldeigenschaften, die Sie für mehrere Felder gleichzeitig (de)aktivieren können.
Das Auswählen einer Menüoption öffnet ein Untermenü, das die Optionen
Aktivieren und Deaktivieren anbietet. Wählen Sie die gewünschte Option aus und die Feldeigenschaft wird für die ausgewählten Felder aktiviert/deaktiviert. Wenn die Auswahl von Feldern einen Feldtyp beinhaltet, der nicht über die Eigenschaft verfügt, wird dieses Feld ignoriert.
 
HINWEIS: Ob diese Option aktiviert ist oder nicht, beeinflusst die verfügbaren Indizier-Optionen. Ist Mehrfachauswahl zulassen aktiviert, kann das Feld für Volltextsuche indiziert werden aber nicht für Sortierung.
Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche (Benutzer hinzufügen... oder Rolle hinzufügen.... ) Die Schaltfläche Benutzer hinzufügen... ist nur verfügbar, wenn Sie das Recht Nach Benutzern suchen haben.) Mit einem Klick auf die Schaltflächen öffnet sich ein entsprechendes Fenster. Zum Hinzufügen von Benutzern können Sie nach verfügbaren Benutzern suchen. Die möglichen Suchkriterien hängen von der Authentifizierungsmethode ab (siehe oben).
HINWEIS: Das Aktivieren der Option Segmentierten Index verwenden wirkt sich nur dann aus, wenn Felder viel Text enthalten (z. B. Dokument-Text) und wenn der Cumulus Server auf einem Rechner mit mehreren CPUs läuft.
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Wenn aktiviert, bietet das Suchfenster die Möglichkeit, nach ganzen Wörtern zu suchen, nicht nur nach Zeichenfolgen. Einschließen eines Wortes in einfache Anführungszeichen findet nur die Datensätze, die exakt dieses Wort enthalten. Zum Beispiel findet eine Suche nach Auto Datensätze, die sowohl das Wort Auto enthalten als auch Wörter wie Autobahn­, Automat, Autodach und so weiter. Dagegen findet eine Suche nach ‘Auto’ nur die Datensätze, die das Wort Auto enthalten.
A
     Drop-down-Liste zum Auswählen des Feldwert-Modus: entweder Vom Benutzer erstellte Feldwerte verwenden oder Formelbasierte Feldwerte verwenden .
Die Option Änderung durch Benutzer zulassen wird erweitert durch die Option, das Ändern auf bestimmte Benutzer und Rollen zu beschränken. Wenn die Option Ändern auf folgende Benutzer und Rollen beschränken aktiviert ist, , müssen Sie die Benutzer der Rolle hinzufügen, denen Sie das Ändern des Feldes erlauben wollen. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche (Benutzer hinzufügen oder Rolle hinzufügen. (Die Schaltfläche Benutzer hinzufügen steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Recht Nach Benutzern suchen haben.) Welche Suchkriterien möglich sind, hängt von der Authentifizierungsmethode ab. Ein Standard-Suchkriterium ist der Benutzername. Geben Sie den Suchbegriff (eine passende Zeichenfolge) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Der Ergebnis der Suche wird unterhalb angezeigt. Wählen Sie den/die Benutzer aus und kli­cken Sie OK. Die Benutzer werden hinzugefügt. Beim Hinzufügen von Rollen zeigt Cumulus die verfügbaren Rollen an. Wählen Sie die Rolle(n) aus und klicken Sie OK. Die Rollen werden hinzugefügt.
Wenn Mehrsprachigkeit aktiviert ist, kann Cumulus so konfiguriert werden, dass der Feldinhalt in der Anwendungssprache für die Benutzeroberfläche (eingestellt unter Datei > Administration > Sprache der Anwendung umschalten) oder einer anderen spezifizierten Sprache angezeigt wird. Wenn kein Sprachenfeld in der spezifizierten Sprache gefunden werden kann, wird die Basissprache des Feldes verwendet.
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Liste der Felder, die ebenfalls verknüpft sind. Verwenden Sie die Schaltflächen Hinzufügen/Entfernen um der Liste Felder hinzuzufügen bzw. Felder von der Liste zu löschen.
Sprachspezifische Feldnamen editieren
Feldnamen können in verschiedene Sprachen übersetzt werden, um sie auf der Benutzeroberfläche in der Sprache der Applikation oder einer bevorzugten Sprache anzeigen lassen zu können (Anzeigenamen). Die Feldnamen aller standardmäßig von Canto mitgelieferten Felder sind bereits in mehrere Sprachen übersetzt.
So bearbeiten Sie sprachspezifische Namen eines Feldes:
 
1.
Öffnen Sie die Eigenschaften des Feldes, dessen Anzeigenamen Sie bearbeiten wollen.
2.
Der Feldnamen-Editor öffnet sich.
3.
4.
5.
6.
Klicken Sie auf Ja, um Ihre Änderungen für alle Sprachen zu übernehmen.
Beispiel: Die folgende Tabelle zeigt die Anzeigenamen des mehrsprachigen Feldes Headline, wie sie auf den verschiedensprachigen Benutzeroberflächen (UI) von Cumulus angezeigt werden. Zusätzlich zu dem Feld in der der Basissprache umfasst ein mehrsprachiges Feld für jede zusätzlich aktivierte Sprache ein Extrafeld. Um den Inhalt dieser Felder sehen oder bearbeiten zu können, müssen die Felder zunächst zu Ansichten-Sets hinzugefügt werden, entweder individuell oder in beliebiger Kombination.
Die Basissprache des hier verwendeten Beispielfeldes ist Englisch. Das Feld ist für die Unterstützung zweier weiterer Sprachen aktiviert (Deutsch, Französisch).
 
 
Feldwerte festlegen
Werte für Felder können entweder vom Benutzer bestimmt werden oder auf Formeln basieren. Wenn sie vom Benutzer bestimmt werden, können sie mit einem Wert vorbelegt werden und Sie können Benutzern erlauben, die Werte zu bearbeiten oder sie sogar zwingen, diese zu bearbeiten (Pflichtfelder).
Feld mit Wert vorbelegen
Um in einem Katalog allen neu katalogisierten Assets in einem bestimmten Feld (z. B. dem Feld Notizen) einen Standardwert oder -text hinzuzufügen, muss die Option Wert vorbelegen für das Feld aktiviert sein. Ist die Option aktiviert, können Sie im Feld darunter den Text eingeben, der dem Feld standardmäßig beim Katalogisieren hinzugefügt werden soll. Wenn die Metadaten des Assets bereits einen Wert für dieses Feld enthalten, wird der Vorbelegungswert ignoriert.
Für ein Listenfeld wählen den Vorbelegungswert aus der Liste aus, die angezeigt wird, wenn Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld klicken.
Der Vorbelegungswert für ein Boolesches Feld ist “kein Wert”. Aktivieren der Option Wert vorbelegen setzt den Vorbelegungswert auf „deaktiviert”, erst zusätzliches Aktivieren der Option Aktiviert setzt den Vorbelegungswert auf „aktiviert” .
HINWEIS: Das Ändern der Einstellungen für Vorbelegungswerte wirkt sich nur auf Datensätze aus, die nach der Änderung erstellt wurden. Bereits vorhandene Datensätze bleiben unverändert.
Pflichtfelder
Wenn diese Option für ein Feld aktiviert ist, muss das Feld mit Metadaten gefüllt werden, sobald die Metadaten bearbeitet werden. Wenn Fenster oder Ansichten, in denen das Bearbeiten von Metadaten möglich ist, leere Pflichtfelder ohne Inhalt enthalten, werden diese Felder mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet und ein Validator-Bereich wird am unteren Rand des Infofensters oder der Infoansicht angezeigt. Änderungen an den Metadaten können nur dann ge­speichert werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Die Option Pflichtfeld steht für folgende Feldtypen zur Verfügung: Datengröße, Datum, Nur Datum, Dezimalzahl, Etikett, Länge, Lang, Wertung, Ganzzahl, Auflösung, Text, Liste, Nur Zeitangabe.
HINWEIS: Beim automatischen Katalogisieren wird die Option Pflichtfeld nicht berücksichtigt, aber sobald ein Benutzer die Metadaten eines Datensatzes, der leere Pflichtfelder enthält, geändert hat und er diese Änderungen speichern will, erhält er die Nachricht, dass die Pflichtfelder ausgefüllt sein müssen.
Tabellenfelder
Tabellenfelder sind ein ganz spezieller Feldtyp, der andere Metadatenfelder beinhalten kann. Die Eigenschaften eines Tabellenfeldes unterscheiden sich von denen anderer Feldtypen.
Dieser Feldtyp dient als Basis für die Statistik- und Kommentarfunktionen von Cumulus und kann auch als Basis für weitere Funktionen verwendet werden. Für weitergehende Informationen zu Tabellenfeldern, wenden Sie sich an Canto.
Formeln für Felder
Cumulus Feldwerte können anhand von Formeln bestimmt werden, die als Teil der Feldeigenschaften definiert werden können. Eine Formel kann eine einfache Verkettung von zwei Feldwerten sein oder eine komplexe Wenn-dann-Beziehung.
Formeln können Datensatz- und Kategoriefeldern zugeordnet werden. Werte bestehender Datensätze und Kategorien können berechnet (oder neu berechnet) werden, wenn die Metadaten nach der Bearbeitung eines Feldes gespeichert werden. Formeln können während des Katalogisierens für neu erstellte Datensätze und Kategorien ausgeführt werden.
Syntaxübersicht
Eine Feldformel ist ein Ausdruck, der einen einzigen Wert liefert, der vom Typ Zahl, Ganzzahl, Boolesch, Text, Datum, nur Datum oder nur Zeit sein kann. Der konstante Wert Null kann auch zurückgeliefert werden, um einen leeren Feldwert anzugeben.
Wenn Operatoren auf zwei Werte verschiedenen Typs angewendet werden, können beide Werte in einen kompatiblen Typ umgewandelt werden. Beispiel: („Cumulus ” + 7.5) ergibt den Text „Cumulus 7.5”, da 7.5 in Text umgewandelt wird, bevor der + Operator angewendet wird.
Wenn ein Fehler auftritt, wird der Wert des Feldes so angegeben, wie für die Formel angegeben. Wenn kein Fehler auftritt, wird der Ergebniswert automatisch so umgewandelt, dass er zum Feldtyp passt.
Die arithmetischen Operatoren, die zur Verfügung stehen, sind eine Untermenge der Operatoren, die in Programmiersprachen wie C, Java oder JavaScript zur Verfügung stehen.
Funktionsbeschreibung
Der Cumulus Formeleditor bietet eine Hilfefunktion, die jede Funktion beschreibt und erklärt, wie sie benutzt werden kann. Daher verzichtet dieses Dokument auf eine Auflistung der Funktionen. Näheres zur Hilfefunktion, siehe „Die Hilfefunktion".
Weiterhin bietet das Cumulus Hilfesystem eine Übersicht in englischer Sprache über alle Funktionen inklusive der Formelsyntax. Näheres siehe „FieldFormulaSyntax”.
Der Editor für Feldformeln
Den Editor für Feldformeln finden Sie im Bereich Feldwerte in den Eigenschaften eines Datensatz- oder Kategoriefeldes.Um den Editor zu öffnen, wählen Sie aus Feldwert-Modus Drop-down-Liste die Option Formelbasierte Feldwerte verwenden.
HINWEIS: Felder mit formelbasierten Werten können nicht von Benutzern geändert werden
Der Formeleditor ist der Bereich, wo Sie Ihre Formeln definieren können. Nutzen Sie die Dropdown-Menüs, um Zeit zu sparen und Syntaxfehler durch einfaches Verschreiben zu vermeiden.
Standardmäßig wird der Wert eines Formelfeldes immer neu berechnet, wenn sich der Datensatz ändert, d.h. jedes Mal, wenn sich irgendein Feldwert ändert. Das kann nicht nur zeitraubend sein, sondern oft auch völlig überflüssig. Daher können Sie die Neuberechnung auf Änderungen in bestimmten Feldern oder Subtabellen begrenzen.
Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um die Felder auszuwählen, von denen die Aktualisierung abhängig sein soll. Die Schaltfläche Autom. Erkennung unterstützt Sie bei der Suche nach Feldern, die in der Formel enthalten sind, und beim Hinzufügen zu der Liste.
HINWEIS: Aus technischen Gründen kann die automatische Erkennung nicht immer perfekt funktionieren. Daher sollten Sie die Ergenisse überprüfen und gegebenenfalls verbessern.
Solche Abhängigkeiten in Formelfeldern können nicht nur Ihr System schneller machen, sondern auch die Reihenfolge festlegen, in der Felder berechnet werden. Das ist zum Beispiel beim Festlegen von Arbeitsabläufen in Cumulus hilfreich.
Abschließend wählen Sie die gewünschte Option für Fehlerbehandlung. Ein Fehler kann auftreten, wenn Ihre Formel aus irgendwelchen Gründen nicht ausgeführt werden kann. Gründe für Fehler können in der Syntax liegen oder es gibt Probleme beim Überprüfen oder Übernehmen der in der Formel verwendeten Feldwerte.
Wenn Sie die Schaltfläche OK klicken, um das Fenster Feldeigenschaften zu schließen, wird die Formel gespeichert und aktiviert.
Die Hilfefunktion
Der Formeleditor bietet auch eine Hilfefunktion, die auch eine Syntax­über­sicht beinhaltet. So können Sie schnell nachschauen, um Syntaxfehler zu vermeiden.
Drei Hilfearten stehen zur Verfügung:
Um die Hilfefunktion aufzurufen:
 
1.
2.
3.
Feldverknüpfungen
Einige Asset-Formate (z. B. JPEG) können Meta­daten speichern. Cumulus kann diese Metadaten lesen, speichern und verwalten, indem sie über Asset-Felder mit den dazugehörigen Datensatzfeldern verknüpft werden. Die Asset-Felder stammen aus der Cumulus Applikation, den Asset-Speichermodulen und den Filtern.
Sie können entscheiden, zu welchem Zeitpunkt die Verknüpfung erfolgen soll (beim Hinzufügen von Assets und/oder Aktualisieren von Datensätzen), und ob geänderte Metadaten in die Asset-Felder zurückgeschrieben werden sollen. Geänderte Metadaten können nur ins Asset gespeichert werden, wenn der für das Katalogisieren von Assets verwendete Filter oder das Asset-Speichermodul diese Funktion unterstützen.
Bei Datensatzfeldern vom Typ Text können Sie ebenfalls entscheiden, ob die Verknüpfung alle Felder oder nur das erste übereinstimmende Asset-Feld betreffen soll. Ist die Option alle Felder auslesen aktiviert, werden die Werte der verknüpften Asset-Felder nacheinander gelesen.
Unter Übereinstimmende Felder verknüpfen sind alle Asset-Felder aufgeführt, die das Datensatzfeld „füttern“. Sie sehen die verschiedenen Module, die passenden Asset-Felder – Felder, die dieselbe GUID (Globally Unique Identifier) haben oder denselben Namen und Typ. Ist die Option alle Felder auslesen aktiviert, wird Cumulus das Datensatzfeld mit den Daten aller aktivierten Module füllen. Ist ein Modul deaktiviert, werden dessen Daten von Cumulus „ignoriert”.
HINWEIS: Beim Verknüpfen von Feldern wird der Feldtyp überprüft. Zusätzlich zum eigenen Feldtyp kann nur mit bestimmten Feldtypen verknüpft werden.
Felder vom Typ Ganzzahl akzeptieren:
Text, Boolesch, Dezimalzahl
Felder vom Typ Dezimalzahl akzeptieren:
Text, Boolesch, Ganzzahl
Felder vom Typ Boolesch akzeptieren:
Text, Ganzzahl, Dezimalzahl
Felder vom Typ Datum akzeptieren:
Text
Felder vom Typ Liste akzeptieren:
Text
Felder vom Typ Text akzeptieren:
Boolesch (wahr, falsch), Ganzzahl, Dezimalzahl, Datum, Liste (exakt übereinstimmender Text)
Felder vom Typ Binär akzeptieren:
Audio, Bild
Automatische Erstellung von Kategorien
Die Felder, mit denen das Datensatzfeld Kategorien verknüpft ist, sind für die automatische Erstellung von Kategorien zuständig. Unter welcher Hauptkategorie eine solche Kategorie erstellt wird, ist in der Spalte Kategorieziel angegeben. Sie können das vorgegebene Ziel ändern, indem Sie in das Feld klicken und eine andere Hauptkategorie auswählen. Wenn Sie keine automatische Erstellung von Verzeichniskategorien in einem Katalog wünschen, dann müssen Sie die entsprechenden Module deaktivieren.
 
Um die automatische Erstellung von Kategorien zu unterbinden, müssen Sie die Standardverknüpfungen für das Feld Kategorien ändern:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
Klicken Sie auf Datensatzfelder. Eine Liste mit allen aktuellen Feldern des Katalogs wird angezeigt.
5.
Markieren Sie den Eintrag für das Feld Kategorien, und kli­cken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.
6.
Klicken Sie auf Feldverknüpfungen.
7.
8.
Klicken Sie auf Deaktivieren.
9.
Klicken Sie OK. Die Liste mit den Feldern wird angezeigt.
10.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu sichern. Katalogisieren nun Benutzer Assets über dieses Modul, werden keine Verzeichniskategorien automatisch erstellt.
Felder hinzufügen
Um zusätzliche oder andere Informationen zu speichern als in der Standardein­stellung, können Sie dem Katalog zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie entweder ein Feld von der Liste der Felder aktivieren, die Cumulus unterstützt, oder indem Sie ein benutzerdefiniertes Feld anlegen.
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
Klicken Sie auf Datensatzfelder oder Kategoriefelder. Eine Liste mit den aktuellen Feldern des aktuellen Katalogs wird angezeigt.
5.
Klicken Sie auf Feld hinzufügen. Ein Fenster zum Hinzufügen eines neuen Feldes wird geöffnet.
Der Bereich Module enthält Kataloge, Katalogvorlagen, Module und Sprachen.
Kataloge zeigt aufgeklappt eine Liste aller Kataloge an, die in der aktiven Kollektion geöffnet sind. Wenn Sie auf das Plus-Zeichen vor dem Namen eines Katalogs klicken, werden alle Felder angezeigt, die in diesem Katalog enthalten sind, aber noch nicht in dem Katalog, den Sie bearbeiten. Sie können entweder den Namen eines Katalogs auswählen und somit alle darin enthaltenen Felder hinzufügen, oder Sie können einzelne Felder auswählen und hinzufügen.
HINWEIS: Wenn der Katalog den Sie gerade bearbeiten, aufgeführt ist, enthält dieser Katalog Tabellenfelder (z. B. das Feld Asset-Verwen­dungs­historie). Tabellenfelder bringen eine zweite Ebene in den Katalog, da diese Felder weitere Felder enthalten. Die Felder, die in einem Tabellenfeld enthalten sind, können auch, in der obersten Ebene oder in einem anderen Tabellenfeld enthalten sein. Auf jeder Ebene des Katalogs – auf der obersten Ebene oder auf Tabellenfeld-Ebene – werden alle Felder aufgeführt, die im Katalog enthalten sind., aber noch nicht in der aktuellen Ebene
Katalogvorlagen zeigt aufgeklappt eine Liste aller verfügbaren Katalogvorlagen an. Wenn Sie auf das Plus-Zeichen vor dem Namen einer Katalogvorlage klicken, werden alle Felder dieser Katalogvorlage angezeigt, die noch nicht in dem Katalog enthalten sind, den Sie bearbeiten. Sie können entweder den Namen einer Katalogvorlage wählen und somit alle darin enthaltenen Felder hinzufügen, oder Sie können einzelne Felder auswählen und hinzufügen.
Module zeigt aufgeklappt eine Liste aller Cumulus Module an, die Felder anbieten. Wenn Sie auf das Plus-Zeichen vor dem Namen eines Moduls klicken, werden alle Felder angezeigt, die von diesem Modul unterstützt werden, aber noch nicht in dem Katalog enthalten sind, den Sie bearbeiten. Sie können entweder den Namen eines Moduls wählen und somit alle von diesem Modul unterstützten Felder hinzufügen, oder Sie können einzelne Felder auswählen und hinzufügen.
Sprachen zeigt aufgeklappt eine Liste aller Sprachen an, für die Werte von Textfeldern konfiguriert sind. Wenn Sie auf das Plus-Zeichen vor einer Sprache klicken, werden Ihnen alle Felder angezeigt, die Werte in dieser Sprache unterstützen, aber noch nicht in dem Katalog, den Sie bearbeiten, enthalten sind. Sie können entweder eine Sprache auswählen, um alle entsprechenden Felder hinzuzufügen, oder Sie können einzelne sprachspezifische Felder auswählen und hinzufügen.
Zusätzlich werden alle sprachunabhängigen Felder aufgelistet, die noch nicht in der Ansicht enthalten sind. Diese können ebenfalls hinzugefügt werden.
Der Bereich Felder zeigt eine Liste aller Felder an, die bisher nicht im Katalog enthalten sind.
Der dritte Bereich, Benutzerdefiniertes Feld, ermöglicht Ihnen, eigene Felder zu erstellen, um zusätzlich zu den von Cumulus unterstützten Feldern Informationen zu speichern. Näheres siehe „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen”.
6.
7.
Klicken Sie OK. Sie gelangen wieder zu der Feldliste.
8.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu sichern.
HINWEIS: Möchten Sie, dass dieses Feld in einer Ansicht angezeigt wird, müssen Sie das entsprechende Ansichten-Set anpassen und dieses Feld hinzufügen. (Näheres siehe „Einer Datensatz-Ansicht ein Feld hinzufügen".)
Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen
Um einen Katalog so einzustellen, dass Informationen in zusätzlichen Feldern, die Cumulus unterstützt, gespeichert werden, können Sie eigene Felder erstellen.
HINWEIS: Gleiche benutzerdefinierte Felder für mehrere Kataloge
Wenn Sie für einen Katalog ein benutzerdefiniertes Feld erstellt haben, können Sie dieses Feld einfach in andere Kataloge kopieren. Wenn mehrere Kataloge in demselben Fenster geöffnet sind, zeigt Cumulus die benutzerdefinierten Felder aller geöffneten Kataloge in der Liste unter Felder­ an. Sie können ein benutzerdefiniertes Feld eines anderen Katalogs auswählen und dem aktuellen Katalog hinzufügen. Wir empfehlen diese Art des Hinzufügens von demselben benutzerdefinierten Feld in verschiedene Kataloge, denn nur dann hat das Feld in verschiedenen Katalogen dieselbe GUID (Globally Unique Identifier). Und nur wenn die GUID dieselbe ist, kann ein benutzerdefiniertes Feld für die Suche in verschiedenen Katalogen verwendet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Felder vom Typ Liste auch die bereits vorgenommenen Einträge enthalten.
Mit einer Standard Workgroup Edition können nur benutzerdefinierte Datensatzfelder erstellt werden. Mit einer Enterprise Edition oder einem entsprechenden Add-on-Produkt können auch benutzerdefinierte Kategoriefelder erstellt werden.
Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
Klicken Sie auf Datensatzfelder oder Kategoriefelder. Eine Liste mit den aktuellen Feldern des aktuellen Katalogs wird angezeigt.
5.
Klicken Sie auf Feld hinzufügen. Ein Fenster zum Hinzufügen eines neuen Feldes wird geöffnet.
6.
Klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld.
7.
8.
Klicken Sie OK. Das neue Feld wird der Liste mit den Datensatzfeldern des Katalogs hinzugefügt.
9.
10.
Klicken Sie OK, um das Fenster zu schließen. Die Felderliste wird wieder angezeigt.
11.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu sichern.
Wenn dieses Feld in einer Ansicht enthalten sein soll, müssen Sie das entsprechende Ansichten-Set anpassen und das Feld hinzufügen. (Näheres siehe „Einer Datensatz-Ansicht ein Feld hinzufügen".)
Listenfelder bearbeiten
Um die Einträge in einem Feld des Typs Liste zu bearbeiten, muss das Fenster Feldeigenschaften für das Feld angezeigt sein. Der Bereich Listeneditor ermöglicht Ihnen, die Werte der ausgewählten Liste anzusehen und zu bearbeiten.
Jeder Wert hat eine ID und kann in verschiedenen Sprachen gespeichert werden. Das ist nur von Bedeutung, wenn Sie in einer mehrsprachigen Umgebung arbeiten. Wenn ein Benutzer den Katalog mit einer anderen Sprachversion von Cumulus öffnet, sieht er den Wert in dieser Sprache, wenn für den Wert Übersetzungen gespeichert wurden. Entsprechend der Sprachversion von Cumulus wird der Wert aus der dazugehörigen Spalte angezeigt.
Mit dem Listeneditor können Sie einen vorhandenen Wert ändern oder löschen und einen neuen Wert hinzufügen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen anklicken. Die Änderungen werden gespeichert, sobald Sie auf die Schaltfläche OK im Fenster Feldeigenschaften klicken, und sie werden gültig, sobald Sie auf die Schaltfläche Übernehmen kli­cken, um Ihre Katalogeinstellungen zu sichern.
Um den Wert eines Listenfeldes zu bearbeiten, markieren Sie dessen Eintrag und doppelklicken auf den Wert, den Sie bearbeiten möchten.
Um einen neuen Wert für ein Listenfeld zu erstellen:
 
1.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Ein Fenster wird geöffnet.
2.
Wenn Sie in einer mehrsprachigen Umgebung arbeiten, können Sie nun auf das Feld in der Spalte der gewünschten Sprache doppelklicken und die Übersetzung eingeben. Ein Benutzer bekommt Werte nur in einer Sprache angezeigt. Welche Sprache dem Benutzer anfänglich angezeigt wird, wird bei der Installation festgelegt. Der Benutzer kann die Sprache jedoch jederzeit ändern. (Näheres siehe „Sprache der Anwendung umschalten".)
Den Wert eines Listenfeldes können Sie jederzeit bearbeiten:
 
1.
2.
Für die Anzeige der Werte eines Listenfeldes in einer Auswahlliste stehen unterschiedliche Sortiermöglichkeiten zur Verfügung:
Alphabetisch (Standardsortierung)
Die Werte des Listenfeldes werden alphabetisch gemäß den Regeln der Applikationssprache (z. B. des Cumulus Client) sortiert. Dieser Sortiermodus eignet sich zum Beispiel für Stichwörter.
Inhalt
Die Werte des Listenfeldes werden so angezeigt, wie sie in der Liste des Listeneditors sortiert sind – unabhängig von der Sprache der Applikation. Dieser Sortiermodus eignet sich zum Beispiel für Statusangaben.
Sprachabhängig
Dieser Sortiermodus ermöglicht, unterschiedliche Sortierreihenfolgen für unterschiedliche Sprachen zu bestimmen. Dieser Sortiermodus eignet sich zum Beispiel zur Auswahl von Ländern, die abhängig von der Sprache in anderer Reihenfolge angezeigt werden sollen.
Der Sortiermodus, der unter Sortiermodus angezeigt wird, wenn Sie auf OK im Fenster Feldeigenschaften klicken, ist der aktive Sortiermodus für das Listenfeld.
Wenn Sie den Sortiermodus ändern wollen:
 
1.
2.
Wenn Sie sich für den Sortiermodus Inhalt entscheiden, verwenden Sie die Pfeilschaltflächen, um die Reihenfolge zu bestimmen.
3.
Wenn Sie sich für den Sortiermodus Sprachabhängig entscheiden, wählen Sie eine Sprache und verwenden dann die Pfeilschaltflächen, um die Reihenfolge für die Werte in der ausgewählten Sprache zu bestimmen. Wiederholen Sie dies für jede Sprache.
Sie können Werte, die Sie nicht mehr benötigen, ebenso einfach löschen. Um einen Wert zu löschen:
 
1.
2.
3.
Wählen Sie Ersatzwert aus der Liste aus, und klicken Sie OK. Dieser Ersatzwert wird allen Datensätzen zugeordnet, die den gelöschten Wert enthielten. Das kann eine Weile dauern - abhängig davon, wie viele Datensätze aktualisiert werden müssen.
Kataloge für besondere Zwecke vorbereiten­
Cumulus Kataloge können für unterschiedlichste Zwecke verwendet werden. Für bestimmte, spezielle Zwecke ist es erforderlich, die Kataloge entsprechend vorzubereiten.
Unterstützung von Standard-Metadatenformaten optimieren
Cumulus unterstützt die Standard-Metadatenformate IPTC, EXIF und XMP. Um einen Katalog so vorzubereiten, dass er diese Standards unterstützt, bietet Cumulus Assistenten. Siehe „Katalog vorbereiten”, für weitere Informationen.
Web-URLs konfigurieren
Der Cumulus Client bietet eine Funktion, über die Benutzer für ausgewählte Datensätze dazugehörige Assets, Miniaturen oder Voransichten Web-URLs erhalten können (Asset > Web-URL konfigurieren). Diese Links funktionieren nur, wenn Ihre Cumulus Installation Cumulus Sites beinhaltet und die Kataloge, die die entsprechenden Datensätzen enthalten, für die Veröffentlichung im Internet konfiguriert sind (Katalogeinstellungen > Allgemein). Und die Kataloge müssen:
Asset-URL aktiviert (ermöglicht es Benutzern, Links für Assets zu erhalten)
Voransichts-URL aktiviert (ermöglicht es Benutzern, Links für Voransichten zu erhalten)
Miniatur-URL aktiviert (ermöglicht es Benutzern, Links für Miniaturen zu erhalten)
Ist eines dieser Felder nicht in einem Katalog enthalten, können die entsprechenden Links von keinem Benutzer erzeugt werden.
Ferner müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Kataloge sichern
Als Vorbeugung vor den Schäden, die unvorhersehbare technische Missgeschicke Ihren Katalogen zufügen könnten, sollten Sie eine Strategie haben.
Cumulus bietet folgende Mechanismen, um den Verlust von Katalogdaten in Fehlerfall zu vermeiden:
Canto empfiehlt Ihnen, Ihre Kataloge regelmäßig zu sichern und zusätzlich – um zu verhindern, dass die Änderungen verloren gehen, die nach dem letzten Backup vorgenommen wurden – entweder Katalog-Journaling oder Spiegelung als zweiten Mechanismus. Welcher Mechanismus der beste ist, hängt von Ihren Anforderungen ab.
Der Vorteil von Journaling ist, dass nach einer Störung sofort weitergearbeitet werden kann.
Verwenden Sie Spiegelung für einem Katalog, der auch als „caching engine” eingesetzt werden, um zum Beispiel die Daten in einer externen SQL-kompatiblen Datenbank zu speichern. Oder – mit einem zweiten Cumulus Server – können Sie Spiegelung auch für Failover-Funktionalität und Lastverteilung nutzen. Der Nachteil bei einer Spiegelung ist, dass das Wiederherstellen von dem Spiegel sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. (Für eine Beschreibung, wie Kataloge auf Basis ihrer Spiegel wiederhergestellt werden können, siehe „Kataloge wiederherstellen".)
WICHTIG! Verwenden Sie niemals Journaling und Spiegelung für denselben Katalog! Verwenden Sie nur einen der Mechanismen – abhängig davon, wie der Katalog eingesetzt wird.
Für das regelmäßige Sichern Ihrer Kataloge empfiehlt Canto Ihnen, den Cumulus Backup Manager einzusetzen und zusätzlich, wenn Sie rollierende Sicherungen haben wollen, die Kataloge auch mit der Funktion zu sichern, die Ihre Server-Plattform dafür anbietet. (Für eine Beschreibung des Cumulus Backup Managers, siehe „Backup Manager".)
TIPP: Inkorrektes Herunterfahren des Cumulus Servers verhindern
Um ein inkorrektes Herunterfahren des Cumulus Servers zu verhindern, stoppen Sie den Cumulus Server immer, bevor Sie Änderungen am Betriebssystem vornehmen, die ein Herunterfahren des Systems zur Folge haben könnten (z. B. Aktualisierungen). Das Herunterfahren des Cumulus Server kann eine Weile dauern, abhängig von der Anzahl und Größe der Kataloge, die vom Cumulus Server verwaltet werden. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab!
 
Nur Windows: Beim Stoppen des Cumulus Servers unter Windows überprüfen Sie immer, ob der Cumulus Server Dienst (Service) gestoppt ist. Sie können dies entweder über die Dienste-Systemsteuerung mit der Aktualisierungsfunktion (F5) tun oder über den Task-Manager (kein Cumulus Server.exe in der Prozess­liste).
Nur UNIX: Wenn Sie den Cumulus Server unter UNIX stoppen und stop-cumulus­.sh in ein Timeout läuft, verwenden Sie status.sh um zu überprüfen, ob der Cumulus Server tatsächlich gestoppt ist.
In den folgenden Abschnitten erfahren Sie Näheres zu Journaling und Spiegelung von Katalogen und wie Sie diese Mechanismen aktivieren können.
Journaling für Kataloge
Das Journaling von Cumulus Katalogen erhöht die Datensicherheit. Ein Journaling-Katalog ist ein Katalog, der Änderungen in einem Journal (spezielle zyklische Log-Dateien) protokolliert, bevor sie tatsächlich in den Katalog geschrieben werden. Ein solches Journal wird verwendet, um Inkonsistenzen zu reparieren, die aus einem inkorrekten Herunterfahren des Cumulus Server oder des Rechners, auf dem der Cumulus Server läuft, resultieren. Sollte sich ein solcher inkorrekter Shutdown ereignen, wurde ein Satz von Änderungen entweder bereits vollständig an den Katalog übergeben (z. B. auf die Festplatte geschrieben), und es gibt kein Problem, oder die Änderungen wurden als noch nicht vollständig übergeben markiert und das System wird das Journal lesen, das zu dem letzten Punkt, an dem die Datenkonsistenz gewährleistet war, zurückverfolgt werden kann. Jedesmal wenn ein Cumulus Server Journale öffnet, werden diese ausgeführt.
TECHNISCHE SPEZIALINFORMATIONEN: Cumulus Katalog-Journal
Das Journal eines Cumulus Katalogs besteht aus fünf zyklischen Log-Dateien, die den Namen der Katalogdatei tragen mit der Erweiterung .redo. Diese Log-Dateien werden zusammen mit der Katalogdatei im selben Ordner gespeichert. Jede dieser Dateien wird mit einer Größe von 20 MB angelegt, aber die Dateien können wesentlich größer werden. Als Daumenregel für den benötigten Speicherplatz gilt: Es wird die doppelte Größe der Katalogdatei benötigt.
WICHTIG! Journaling-Kataloge kopieren oder verschieben
Wenn ein Katalog kopiert, verschoben oder extern gesichert wird, muss auch das Journal des Katalogs (alle fünf *.redo Log-Dateien) kopiert, verschoben bzw. gesichert werden.
WICHTIG! Cumulus Sicherungsdateien verwenden
Wenn Sie eine defekte Katalogdatei eines Journaling-Katalogs durch eine von Cumulus erstellte Sicherungsdatei ersetzen wollen, müssen Sie vor dem Kopieren und/oder Umbenennen der Sicherungsdatei das Journal des Katalogs (alle fünf *.redo Log-Dateien) löschen.
Sie aktivieren Journaling für einen Katalog in den Katalogeinstellungen ( Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen > Katalogeinstellungen > Allgemein.)
Datenbank-Spiegelung
Die Spiegelung ermöglicht die Cumulus Datenbank als eine „caching engine” zu verwenden, die Daten in einer externen SQL-kompatiblen Datenbank speichert. In dieser Rolle dient ein Cumulus Katalog als permanenter Cache.
Das Speichern der Daten in einer externen SQL-Datenbank bietet den Vorteil, dass jede Art von SQL-Analyse möglich ist. Aber die Änderungen, die an Katalogdaten innerhalb der SQL-Datenbank vorgenommen werden, können nicht zu Cumulus zurückgeschrieben werden und sollten daher dort nicht vorgenommen werden. Wenn ein gespiegelter Katalog wiederhergestellt wird, dient die SQL-Datenbank als Master. Jeder Katalog benötigt seine eigene SQL-Datenbank.
Canto bietet verschiedene Plug-ins für die Unterstützung verschiedener SQL-Datenbanksysteme. (Oracle wird nur mit Cumulus Enterprise unterstützt). Wenn Sie ein Plug-in für ein anderes Datenbanksystem benötigen, kontaktieren Sie Canto. Jedes Dankbanksystem benötigt seinen eigenen JDBC-Treiber. Die JDBC-Treiber für die verfügbaren Plug-ins sind vorinstalliert; mit einer Ausnahme: Der offizielle JDBC-Treiber für MySQL muss von der MySQL Webseite (www.mysql.com) heruntergeladen werden. Derzeit ist der Treiber verfügbar unter: http://dev­.mysql.com/downloads/­. Der Treiber muss in den entsprechenden Unterordner des esp Ordners in Ihrem Cumulus Server Installationsordner kopiert werden. Der Unterordner dbmirror enthält einen Ordner namens lib. Kopieren Sie den heruntergeladenen Treiber in diesen lib Ordner (z. B. in ..esp/dbmirror/lib).
Cumulus Kataloge können auch als Spiegelungsziel einen Datenbank dienen. Dafür ist eine zweite Cumulus Server Installation notwendig. Denn es kann ein Cumulus Katalog nur in einen anderen Cumulus Katalog einer anderen Cumulus Server Installation gespiegelt werden. Das bietet Failover (Ausfallsicherheit) und Load Balancing (Lastausgleich). Der Zielkatalog am zweiten Cumulus Server ist auf nur lesbar gesetzt. Für Applikationen, die nur lesend zugreifen (z. B. Cumulus Sites), kann er als nur lesbare Kopie verwendet werden und Last vom ersten Cumulus Server nehmen. Beachten Sie, dass Cumulus Trigger nur im Originalkatalog funktionieren.
HINWEIS: Spiegeln eines Cumulus 6 Katalogs
Auch wenn Sie einen Cumulus 6 Katalog spiegeln, ist der Zielkatalog immer ein Cumulus 7 Katalog.
Ein Katalog wird für eine Spiegelung im Bereich Spiegelung der Katalogeinstellungen eingerichtet ( Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen > Katalogeinstellungen).
Um einen Katalog für die Spiegelung einzurichten, müssen Sie die entsprechenden Administratorrechte haben (Rechte > Administratorrechte > Spiegelung verwalten (Option für das Recht zum Ändern der Katalogeinstellungen).
Wenn Sie Spiegelung einsetzen wollen, sollten Sie diese direkt nach der Installation von Cumulus aktivieren oder nachdem ein neuer Katalog erstellt wurde. Beachten Sie beim Aktivieren einer Spiegelung, dass die Initialisierung einige Zeit beanspruchen kann, abhängig von der Größe des Katalogs. (Und sie kann nicht unterbrochen werden – wenn sie abgebrochen wird, muss der Prozess von vorne beginnen.)
HINWEIS: Aktivieren Sie niemals gleichzeitig mehrere Kataloge für eine Spiegelung. Starten Sie den Prozess für einen weiteren Katalog erst, wenn der vorherige komplett abgeschlossen ist.
Wenn die Spiegelung aktiviert ist, werden die Ereignisse, die in der SQL-Datenbank gespeichert werden sollen, in eine Aufgaben-Warteschlange eingetragen. Aus Sicherheitsgründen wird jede Aufgabe in einer temporären internen Datei gespeichert. Diese Datei wird gelöscht, sobald die Aufgabe erfolgreich ausgeführt wurde. Die Speicherorte für die Warteschlange und die Sicherungsdateien werden in der Datei server.xml angegeben, die im conf Ordner im Cumulus Server Installationsordner zu finden ist. Sie geben den Basis- oder „root”-Ordner für die Dateien an. Dieser Order nimmt dann die Unterordner für die Warteschlangen auf – ein Unterordner für jede Warteschlange (benannt wie der „unique identifier”, der für jede Warteschlange vergeben wird). Der Standard-Speicherort ist der Cumulus Server Installationsordner. Wenn Sie Datenbank-Spiegelung einsetzen wollen, sollten Sie den Speicherort sofort nach der Cumulus Installation festlegen. Die Ansammlung dieser Dateien kann recht groß werden und viel Speicherplatz beanspruchen. Der benötigte Platz hängt vom SQL-Datenbanksystem ab und von den Daten, die pro Asset gespeichert sind. Es gibt einen Unterschied zwischen Initialisierungsprozess und der normalen Operation. Als Daumenregel gilt: Es wird die doppelte Größe der Katalogdatei benötigt.
Wenn Sie einen Katalog in eine SQL Datenbank spiegeln, sollten Sie die Zieldatenbank für eine Sicherung verwenden und nicht den original Cumulus Katalog. Näheres dazu, wie man einen gespiegelten Katalog unter Verwendung der Zieldatenbank repariert, siehe „Kataloge wiederherstellen".
Fehlerbehandlung
Basisfehler, die bei einer Spiegelung auftreten, werden in die System-Protokolldatei des Cumulus Server geschrieben (wenn zum Beispiel eine Spiegelung nicht gestartet werden konnte). Fehler, die während des Spiegelns auftreten, werden so protokolliert wie in der Datei log4j.xml angegeben, die im conf Ordner im Cumulus Server Installationsordner zu finden ist. Canto empfiehlt Ihnen, dass Sie eine Protokolldatei für alle Spiegelungsereignisse anlegen und eine Benachrichtigung per E-Mail einrichten, die für jeden Fehler, der beim Spiegeln auftritt, eine Meldung schickt.
Wenn die SQL-Datenbank, die von der Spiegelung adressiert wird, nicht verfügbar ist, wird ein Fehler in die Protokolldatei eingetragen und der Cumulus Server wird wieder und wieder versuchen, die aktuell anliegende Aufgabe auszuführen. Und sobald die SQL-Datenbank wieder verfügbar ist, wird der Prozess automatisch weitergeführt. Aber wenn er nicht weitergeführt werden kann, wird die Größe der Aufgaben-Warteschlange mit jeder Änderung im Katalog anwachsen.
TIPP: Feld-ID anzeigen lassen
Aus Gründen, die der Analyse dienen, könnten Sie die Kurz-ID (Short ID) eines Feldes benötigen. Die IDs eines Feldes finden Sie heraus, in dem Sie sie in den Katalogeinstellungen im Bereich Datensatzfelder oder Kategoriefelder für die aufgelisteten Felder anzeigen lassen (Bearbeiten > Einstellungen > Katalogeinstellungen).
HINTERGRUND-INFORMATION: Geschwindigkeit
Die Geschwindigkeit hängt vom SQL-Datenbanksystem ab, das verwendet wird. Während normaler Laufzeit­tests konnte Canto keine Verzögerungen oder Unterschiede zwischen den verschiedenen SQL-Datenbanksystemen feststellen. Die Zeit, die für den Initialisierungsprozess benötigt wird, hängt jedoch definitiv vom verwendeten SQL-Datenbanksystem ab. Die Zeit, die der Initialisierungsprozess benötigt, wird aber auch von der Cache-Größe beeinflusst, über die der Cumulus Server verfügt (in der Server-Konsole konfigurierbar: Remote Admin > Einstellungen > Optimierung).
Cumulus Kataloge als Zieldatenbank für Spiegelungen
Cumulus Kataloge können auch als Zieldatenbank einer Spiegelung dienen. Dafür ist eine zweite Cumulus Server Installation erforderlich. Dann kann ein Cumulus Katalog in einen anderen Cumulus Katalog der anderen Cumulus Server-Installation gespiegelt werden. Dies bietet Failover-Funktionalität und Lastverteilung. Ein Zielkatalog wird am zweiten Cumulus Server auf nur lesbar gesetzt. Mit Nur-Lese-Anwendungen (z. B. Cumulus Sites) kann er als Nur-Lese-Doppel eingesetzt werden und so den ersten Cumulus Server entlasten. Beachten Sie, dass Cumulus Trigger nur im Originalkatalog funktionieren.
Wenn Sie Cumulus als Zieldatenbanksystem einsetzen, werden folgende Daten benötigt, um die Datenbank zu bestimmen, die als Spiegel dient:
HINWEIS: Wenn die Zieldatenbank ein anderer Cumulus Katalog ist, können Sie entweder den Pfad für einen vorhandenen Katalog eingeben oder durch Eingabe eines Pfades einen neuen erzeugen lassen.
Einen Katalog für eine Spiegelung einrichten
Bevor Sie die Spiegelung für einen Katalog aktivieren, sollte der Speicherort für die Warteschlangen und Aufgabensicherungsdateien konfiguriert sein. Der Speicherort wird in der Datei server.xml angegeben, die im Ordner conf im Cumulus Server Installationsordner zu finden ist.
Der Initialisierungsprozess, um einen Katalog für die Spiegelung einzurichten, benötigt einige Zeit, abhängig von der Größe der Katalogdatei und dem verwendeten SQL-Datenbanksystem. Während dieser Zeit sollten die Benutzer daran gehindert werden, auf diesen Katalog zugreifen zu können. Daher empfiehlt Canto Ihnen, die Mitbenutzung für diesen Katalog zu deaktivieren, bevor Sie den Initialisierungsprozess starten.
Um einen Katalog für die Spiegelung einzurichten:
 
1.
2.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wenn das aktuelle Kollektionsfenster mehr als einen Katalog enthält, wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
4.
Klicken Sie auf Spiegelung. Die aktuellen Einstellungen für den ausgewählten Katalog werden angezeigt.
5.
Aktivieren Sie die Option Datenbank-Spiegelung verwenden.
6.
7.
HINWEIS: Wenn die Zieldatenbank ein anderer Cumulus Katalog ist, können Sie entweder den Pfad für einen vorhandenen Katalog eingeben oder einen neuen Katalog durch die Eingabe seines Pfades erzeugen.
8.
Klicken Sie auf OK, um die Spiegelung zu starten. Das Feld unterhalb der Definitionsfelder informiert Sie über den Status der Spiegelung.
HINWEIS: Wenn Sie mehrere Kataloge für die Spiegelung aktivieren wollen, starten Sie den Prozess für einen weiteren Katalog erst, wenn der vorherige komplett abgeschlossen ist.
Um die Spiegelung für einen Katalog zu stoppen, deaktivieren Sie die Option Datenbank-Spiegelung verwenden und bestätigen Sie dies durch Klicken der Schaltfläche Übernehmen oder OK. Bevor Sie die Spiegelung stoppen, sollten Sie bedenken, dass bei einem erneuten Start die Spiegelung für den gesamten Katalog von Anfang an neu durchgeführt werden muss.
Neue Kataloge
Neue Kataloge können nur vom Cumulus Administrator erstellt werden. Es ist auch Aufgabe des Cumulus Administrators, den Client-Benutzern Kataloge zur Verfügung zu stellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Administrationshandbuch.
Kataloge erstellen
 
Um einen neuen Katalog zu erstellen, loggen Sie sich von einem beliebigen Cumulus Client auf dem Cumulus Server ein und teilen dem Server mit, wo der Katalog gespeichert werden soll und wie er heißen soll.
Um neue Kataloge zu erstellen:
 
1.
Melden Sie sich als Cumulus Administrator am Cumulus Server an (siehe „Sich als Cumulus Administrator anmelden").
2.
Das Fenster Neuen Katalog erstellen öffnet sich und darüber das Fenster Durchsuchen..
3.
Wählen Sie im Drop-down-Liste Nachschauen in den Ort aus, an dem der neue Katalog gespeichert werden soll. (Es sind nur Speicherorte zugänglich, die vom Cumulus Administrator freigegeben sind.)
4.
Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für den neuen Katalog ein und klicken auf OK.
Das Fenster Durchsuchen wird geschlossen. In dem Fenster Neuen Katalog erstellen werden Speicherort und Name des neuen Katalogs in dem Feld Speicherort angezeigt. Die Dateinamenerweiterung .ccf wird automtisch hinzugefügt.
5.
Wählen Sie in der Drop-down-Liste Vorlage auswählen eine Vorlage aus.
6.
Der neue Katalog erscheint jetzt in der Katalogliste im Fenster Katalogzugriff.
Katalogvorlagen
In Cumulus können Sie Vorlagen definieren und dazu verwenden, neue Kataloge zu erstellen, bestehende Kataloge für bestimmte Verwendungen vorzubereiten oder ältere Kataloge zu aktualisieren. Es gibt keinen schnelleren und einfacheren Weg, neue Kataloge einzurichten oder Aktualisierungen eines Kataloges in einem anderen Katalog nachzubilden. Erstellen Sie neue, vorkonfigurierte Bilddatenbanken, Video-Kataloge, PD-Archive und vieles mehr über eine einzige Menüoption – ohne dass Sie konfigurieren müssen!
VORAUSSETZUNG: Um Katalogvorlagen erstellen und bearbeiten zu können, müssen Sie entsprechende Rechte haben (Server-Rechte > Rechte für Katalogvorlagen).
Katalogvorlagen erstellen und bearbeiten
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Katalogvorlage zu erstellen: Sie können die Einstellungen eines vorhandenen Kataloges als Katalogvorlage speichern oder eine Vorlage duplizieren.
Um eine neue Katalogvorlage durch Duplizieren einer bereits vorhandenen und das Anpassen deren Einstellungen zu erstellen:
 
1.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
2.
Klicken Sie auf Katalogvorlagen.
3.
Wählen Sie unter Vorlage eine Katalogvorlage aus, die der neuen Vorlage als Basis dienen soll.
4.
Klicken Sie auf Duplizieren. Das Fenster Name und Einstellungen öffnet sich.
5.
Aktivieren Sie die Option Mitbenutzung zulassen, wenn die neue Vorlage auch anderen Benutzern zur Verfügung stehen soll.
Aktivieren Sie Anzeigenamen kopieren nur, wenn Sie auch die sprachspezifischen Anzeigenamen aus dem Original übernehmen wollen. (Nicht empfohlen für neue Katalogvorlagen.)
Aktivieren Sie Beschreibung kopieren nur, wenn Sie auch die Beschreibungen für die anderen Sprachen aus dem Original übernehmen wollen. (Nicht empfohlen für neue Katalogvorlagen.)
6.
Klicken Sie OK. Das Einstellungsfenster für Katalogvorlagen wird angezeigt.
7.
8.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern.
Um die Einstellungen eines bestehenden Kataloges als neue Katalogvorlage zu speichern:
 
1.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
2.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
3.
Wählen Sie unter Katalog einen Katalog aus, der der neuen Katalogvorlage als Basis dienen soll.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Katalogvorlage speichern. Das Fenster Name und Einstellungen öffnet sich.
5.
Aktivieren Sie die Option Mitbenutzung zulassen, wenn die neue Vorlage auch anderen Benutzern zur Verfügung stehen soll.
Lassen Sie Anzeigenamen kopieren aktiviert, wenn Sie die für die anderen Sprachen definierten Anzeigenamen aus dem Original übernehmen wollen.
Lassen Sie Beschreibung kopieren aktiviert, wenn Sie die Beschreibungen für die anderen Sprachen aus dem Original übernehmen wollen.
6.
Um eine vorhandene Katalogvorlage zu ändern:
 
1.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
2.
Klicken Sie auf Katalogvorlagen.
3.
Wählen Sie unter Vorlage die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten. Die Einstellungen der ausgewählten Vorlage werden im Einstellungsfenster für Katalogvorlagen angezeigt.
4.
5.
Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.
Das Einstellungsfenster für Katalogvorlagen
Das Einstellungsfenster für Katalogvorlagen steuert verschiedene Aspekte, die für die Verwaltung von Assets von Bedeutung sind. Es stehen Ihnen Optionen in folgenden Bereichen zur Verfügung:
Allgemein – Optionen für Katalogvorlagen
Kategorienamen eindeutig halten – Verhindert, dass neue Kategorien erstellt werden, die denselben Name wie bereits vorhandene Kategorien haben.
Journaling verwenden – Aktiviert das Journaling für den Katalog. (Siehe „Journaling für Kataloge”.)
Beim Erstellen von Katalogen als Vorlage anbieten – Wenn aktiviert, erscheint die Vorlage beim Erstellen eines neuen Kataloges in das Fenster Katalogvorlage auswählen. Verwenden Sie diese Option nicht, wenn Sie eine Katalogvorlage nur zum Ergänzen vorhandener Kataloge verwenden wollen.
Datensatzfelder – Zeigt die Datensatzfelder an, die ein neuer Katalog enthalten wird. Sie können Felder hinzufügen oder löschen und die Feldeigenschaften ausgewählter Felder ändern. Auf diese Weise können Sie die Informationen über ein Asset, die in dessen Datensatz gespeichert werden, ordnen. Bedenken Sie, dass Metadaten, die während des Katalogisierens aus einem Asset ausgelesen werden, nur dann gespeichert werden können, wenn der Katalog die entsprechenden Datensatzfelder enthält. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Konfigurieren von Datensatzfeldern finden Sie in dem Kapitel „Katalogeinstellungen”.
Kategoriefelder – Zeigt die Kategoriefelder an, die ein neuer Katalog enthalten wird. Sie können Felder hinzufügen oder löschen und die Feldeigenschaften ausgewählter Felder ändern. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Konfigurieren von Kategoriefeldern finden Sie in dem Kapitel „Katalogeinstellungen”.
TIPP: Mit Katalogvorlagen ältere Kataloge aktualisieren
Katalogvorlagen können verwendet werden, um bestimmte Katalogfelder für andere Kataloge bereitzustellen. Beim Hinzufügen von Feldern zu einem Katalog können Sie diese Felder unter Module auswählen.
Katalogverwaltung
Eine regelmäßige Verwaltung Ihrer Kataloge gewährleistet nicht nur eine schnellstmögliche Arbeitsgeschwindigkeit, sondern auch die Sicherheit Ihrer Daten.
Kataloggröße und Arbeitsgeschwindigkeit
Für die Kataloggröße ist der wichtigste Faktor die Anzahl der Datensätze im Katalog. Es gibt keine festgelegte maximale Anzahl von Datensätzen für einen Katalog; eine Katalogdatei kann jedoch maximal ein Terabyte groß sein.
Da mit Cumulus mehrere Kataloge in einem Fenster geöffnet werden können, wird das Suchen nach einem Asset einfacher. Arbeitsgruppen mit sehr großen Katalogen können diese nun in mehrere kleinere Kataloge aufteilen und die kleinen Kataloge in einem Fenster öffnen und durchsuchen. Der Vorteil kleinerer Kataloge ist, dass die Zeit, die für Reparatur, Restrukturierung oder Reorganisation des Katalogs benötigt wird, sich erheblich verkürzt. Außerdem kann in dieser Zeit auf die Assets in den anderen Katalogen zugegriffen werden.
Die Suchgeschwindigkeit wird jedoch nicht durch die Größe eines Kataloges beeinflusst.
Datensatzgröße
Die wirkliche Anzahl der Datensätze, die in einen Katalog passen, hängt von der Größe des einzelnen Datensatzes ab. Die Größe eines Datensatzes wird bestimmt durch:
Den Typ des Assets, das der Datensatz repräsentiert. Da für unterschiedliche Asset-Typen unterschiedliche Informationen gespeichert werden, unterscheiden sich ihre Datensätze in der Größe. Ein Film beispielsweise braucht Platz für Angaben wie Länge und Auflösung, die ein einfaches Bild nicht braucht.
Die Textmenge im Feld Notizen eines Datensatzes. Alle Zeichen einer Notiz müssen irgendwo gespeichert werden. Wenn Sie Text in der Größe 1 KB hinzufügen, vergrößern Sie gleichzeitig den Datensatz um 1 KB. Multiplizieren Sie das mit gut tausend Datensätzen und Sie haben den Katalog um ein Megabyte vergrößert.
Die Miniaturgröße und -qualität für einen Datensatz. Je größer eine Miniatur ist und je besser ihre Qualität, um so mehr Speicherplatz braucht sie. (Siehe „Benutzereinstellungen”, und „Katalogeinstellungen”, für Informationen über Miniatureneinstellungen.)
Im Normalfall werden Ihre Kataloge nie die maximale Größe erreichen. Wenn sie es doch tun, sollten Sie sie teilen. (Siehe „Kataloge teilen”.)
Katalogisiergeschwindigkeit
Mit dem Wachstum eines Kataloges wächst auch die Zeit, die das Katalogisieren neuer Assets braucht. Mit folgenden Tricks für Asset-Handling-Sets können Sie das Katalogisieren großer Mengen von Assets beschleunigen:
Wählen Sie im Bereich Katalogisieren unter Duplikate die Option Duplikate katalogisieren. Diese Option verhindert, dass Cumulus viel darüber „nachdenken“ muss, was katalogisiert wird. (Näheres siehe „Übersicht: Asset-Handling-Sets".)(Näheres siehe Übersicht „Asset-Handling-Sets“.)
Deaktivieren Sie alle Formate und Filter, die Sie nicht brauchen. (Siehe „Asset-Formatunterstützung”.)(Näheres siehe Client Benutzerhandbuch „Asset-Formatunterstützung“.) Legen Sie bei Bedarf für unterschiedliche Formate entsprechende Asset-Handling-Sets an.
Kataloge komprimieren
Komprimieren Sie einen Katalog, wenn er sich der maximalen Größe nähert. Die Angaben zu aktueller und maximaler Größe finden Sie in den Katalogeinstellungen.
HINWEIS: MIGRATION
Wenn Datensätze aus Katalogen gelöscht wurden, konnten sie in Cumulus Versionen vor 8 verborgen im Katalog verbleiben, um sie bei Bedarf wiederherstellen zu können. Diese nicht vollständig gelöschten Datensätze verbrauchen dennoch Speicherplatz. Sie können diese Datensätze endgültig löschen, indem Sie den Katalog komprimieren.
Um einen Katalog zu komprimieren:
 
1.
2.
Wählen Sie Datei > Administration > Komprimieren. (Wenn die Option Komprimieren nicht zur Verfügung steht, ist der Katalog bereits so weit wie möglich komprimiert.) Sie werden gewarnt, dass das Komprimieren des Katalogs gelöschte Datensätze endgültig und unwiederherstellbar löscht.
3.
Klicken Sie OK, um den Katalog zu komprimieren.
Sicherungskopien von Katalogen
Wert und Nutzen eines Cumulus Katalogs wachsen um ein Vielfaches mit der Größe eines Katalogs. Als Vorbeugung vor den Schäden, die unvorhersehbare technische Missgeschicke Ihren Katalogen (und Ihrem Zeitplan) zufügen könnten, ziehen Sie das regelmäßige Erstellen von Sicherungskopien in Betracht.
Dabei ist wichtig zu beachten, dass die Sicherung eines Cumulus Katalogs nicht die Assets sichert, die von den Datensätzen repräsentiert werden. Achten Sie darauf, dass die Dateien bei Ihrer normalen Datensicherung mitgesichert werden.
Es gibt mehrere Wege, Sicherungskopien für einen Katalog zu erstellen:
Der erste Weg mag der schnellste und bequemste sein, besonders wenn Sie bereits ein Datensicherungsprogramm einsetzen. Ein Cumulus Katalog kann – wie jede andere Datei auf Ihrem Rechner – kopiert, ins Netz gestellt oder automatisch gesichert werden. Kataloge sollten vor dem Kopieren in andere Verzeichnisse geschlossen werden, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gesichert werden. Einen geöffneten Katalog können Sie mit der Cumulus Funktion Sicherungskopie kopieren oder mit dem Backup Manager in der Server-Konsole. Für eine Beschreibung des Backup Managers, siehe „Backup Manager".
Um eine Sicherungskopie zu erstellen:
 
1.
2.
Wählen Sie Datei > Administration > Sicherungskopie von Katalog erstellen. Das Fenster Sicherungskopie wird geöffnet.
3.
Für das Feld Dateiname für Sicherungskopie haben Sie zwei Möglichkeiten:
– Geben Sie Pfad und Namen für die Sicherungskopie des Katalogs ein (entsprechend der Konventionen für das Betriebssystem, auf dem Ihr Cumulus Server installiert ist),
ODER
– Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Speicherort für die Sicherungskopie auszuwählen, und geben Sie dann den Namen für die Sicherungskopie des Katalogs an. (Der Bereich, den Sie durchsuchen können, ist in den Cumulus Server-Einstellungen festgelegt).
HINWEIS: Sie können als Namen der Sicherungsdatei den Namen der ursprünglichen Katalogdatei mit der Dateierweiterung .bak verwenden. Sie können auch die Dateierweiterung .ccf verwenden. Es gibt keinen Unterschied im Format, aber dann müssen Sie ggf. einen anderen Namen vergeben oder an einen speziellen Ort speichern, um Verwechselungen mit dem Originalkatalog zu vermeiden.
4.
Klicken Sie auf OK. Der Katalog wird gesichert.
Kataloge für besondere Metadaten vorbereiten
Um IPTC-, XMP- oder EXIF-Daten aus Assets auszulesen und solche Dateien in Assets zurückzuschreiben, müssen sowohl die Kataloge, in denen die Assets verwaltet werden, als auch die zu verwendenden Asset-Handling-Sets vorbereitet werden. Cumulus bietet dazu eigene Funktionen.
Datei > Administration > Katalog vorbereiten öffnet ein Untermenü mit Optionen für die Vorbereitung von Katalogen in verschiedenen gängigen Metadaten-Formaten. Für weitere Informationen siehe „Katalog vorbereiten".
Kataloge kopieren
Die oben beschriebene Funktion „Sicherungskopien“ ist der Weg, auf dem Cumulus Kataloge für die sofortige Benutzung kopiert werden. Sie können Kopien von Katalogen auch erzeugen, wie Sie üblicherweise Dateien kopieren. Denken Sie auch daran, dass beim Kopieren eines Katalogs die dazugehörigen Assets nicht kopiert werden.
Kataloge wiederherstellen
Sollte ein Katalog beschädigt sein, kann Cumulus ihn gegebenenfalls reparieren. Wenn Sie versuchen, einen beschädigten Katalog zu öffnen, fragt Cumulus, ob er wiederhergestellt werden soll. Sie können diese Funktion auch über Datei > Administration > Katalog wieder­her­stellen aufrufen. Um gespiegelte oder Remote-Kataloge wiederherzustellen, rufen Sie die Funktion über die Schaltfläche Wieder­her­stellen im Fenster Katalogzugriff auf, wenn Sie sich als Administrator anmelden (Datei > Zum Server verbinden.)
Die häufigste Ursache für Katalogschäden ist inkorrektes Herunterfahren des Cumulus Servers, das zum Beispiel durch ein unsachgemäßes Herunterfahren oder einen Systemcrash verursacht wurde.
Nachdem Sie die Funktion Wiederherstellen aufgerufen haben, werden Sie gefragt, ob Sie dies wirklich tun wollen. Wenn Sie die Schaltfläche Wieder­her­stellen im Fenster Katalogzugriff verwendet haben, werden Ihnen zwei Möglichkeiten angeboten.
Wenn Sie Lokal wiederherstellen wählen, wird der Katalog auf Basis der gefundenen Informationen lokal wiederhergestellt.
Wenn Sie Wiederherstellen von Spiegelung wählen, wird ein Fenster geöffnet, das alle relevanten Informationen enthält, wenn der Katalog sie zur Verfügung stellen kann. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die für die Identifikation der Spiegelung benötigten Angaben eingeben.
Geben Sie – falls notwendig – die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie OK. Dann stellt Cumulus den Katalog mit den Daten der Spiegelung wieder her.
Der wiederhergestellte Katalog wird der Master des Katalog, von dem er wiederhergestellt wurde (Slave-Katalog), d. h. alle weiteren Änderungen in dem wiederhergestellten Katalog werden automatisch in den Slave-Katalog gespiegelt.
HINWEIS: Das Wiederherstellen des Katalogs wird im Hintergrund durchgeführt, kann aber trotzdem die Performanz des Cumulus Systems beeinflussen.
Woher die Queue ID bekommen?
Jeder Katalog hat eine XML-Datei (*.ccm), die die Informationen über die Spiegelung enthält. Diese Datei ist im selben Ordner wie der dazugehörige Cumulus Katalog gespeichert. Sie enthält auch die Angabe zur Queue ID unter CUID. Im folgenden Beispiel ist die Queue ID {FF9E643F-11BB-4E95-9B62-6BAFE841A5F8}.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ns:Datensatz xmlns:ns="http://www.canto.com/XML/ns/Package/1.0">
<ns:guid
ns:key="MMod">{FAB9CC52-C721-4720-A2D4-3450EABA88F2}</ns:guid>
<ns:int32 ns:key="UseM">1</ns:int32>
<ns:guid
ns:key="CUID">{FF9E643F-11BB-4E95-9B62-6BAFE841A5F8}</ns:guid>
<ns:Datensatz ns:key="MCnf">
<ns:string ns:key="Serv">dell470</ns:string>
<ns:string ns:key="DBas">test</ns:string>
<ns:string ns:key="user">thomas</ns:string>
<ns:binary
ns:key="Pass">8106DF418C242DD52F0D31C1E9012969BE05FF0C</ns:binary>
</ns:record>
</ns:record>
Kataloge umbenennen
Cumulus Kataloge haben immer zwei Namen:
Wenn ein Katalog neu angelegt wird, übernimmt Cumulus als Katalognamen den Dateinamen des Katalogs.
Um einen Katalognamen (wie im Katalogfenster angezeigt) zu ändern:
 
1.
Wählen Sie  Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen.
2.
Klicken Sie auf Katalogeinstellungen.
Das Fenster Katalogeinstellungen wird geöffnet. Wählen Sie unter Kataloge den Katalog, den Sie bearbeiten wollen.
3.
Klicken Sie auf Allgemein. Sie sehen ein Feld mit der Bezeichnung Name.
4.
Geben Sie den neuen Namen für den Katalog in dieses Feld ein, und klicken Sie OK. Die Änderung wird gesichert und das Fens­ter geschlossen.
Den Dateinamen eines Katalogs (wie im Dateiverzeichnis Ihres Rechners angezeigt) ändern Sie wie den jeder anderen Datei.
Kataloge löschen
Im Gegensatz zum Löschen von Datensätzen ist das Löschen von Katalogen nicht rückgängig zu machen. (Es sei denn, Sie haben ein Dienstprogramm auf Ihrem Rechner installiert, das die Wiederherstellung gelöschter Dateien ermöglicht.) Cumulus hat keine eigene Funktion, um Kataloge zu löschen. Löschen Sie Kataloge so, wie Sie jede andere Datei auch löschen würden. Denken Sie daran, dass beim Löschen eines Katalogs die dazugehörigen Assets nicht gelöscht werden. Kataloge müssen geschlossen sein, um gelöscht werden zu können.
Kataloge teilen
Es kann vorkommen, dass Sie den Inhalt eines Katalogs auf mehrere kleine Kataloge aufteilen möchten. Gründe dafür können sein:
Wie bei vielen Funktionen in Cumulus gibt es mehr als einen Weg, Kataloge zu teilen. Der erste Weg eignet sich besonders für kleinere Mengen von Datensätzen.
Um einen Katalog mittels Drag & Drop zu teilen:
 
1.
2.
3.
4.
Klicken Sie auf eine Miniatur oder in den Datensatzbereich im Ursprungskatalog, und wählen Sie Bearbeiten > Alles markieren, um die Datensätze zu markieren. (Ab diesem Schritt könnten Sie die Datensätze auch mit den Funktionen Ausschneiden und Einfügen in den neuen Katalog verschieben, um so das Löschen zu sparen.)
5.
HINWEIS: Cumulus betrachtet das Kopieren von Datensätzen von einem Katalog in einen anderen nicht als „Assets katalogisieren“, daher beeinflussen Asset-Handling-Sets diesen Vorgang nicht.
6.
Möchten Sie einen Katalog teilen, der sehr viele Datensätze enthält, kann es einfacher sein, die Datensätze aus dem ursprünglichen Katalog zu exportieren und in den neuen Katalog zu importieren. (Siehe „Importieren und Exportieren”.)
Nach dem Export-/Importvorgang können Sie die Datensätze im ursprünglichen Katalog löschen.
HINWEIS: Nur bei der Drag & Drop Methode können Sie über die Handhabung der Kategoriezuordnungen entscheiden. Bei Copy & Paste und Export & Import werden die Kategoriezuordnungen immer beibehalten.
Kataloge mischen
Kataloge zusammenzuführen oder zu mischen, erfordert vorausschauende Planung. Haben beide Kataloge die gleiche Kategoriestruktur, ist der Vorgang einfach und kann auf zwei Wegen erfolgen:
Der Abschnitt „Kataloge teilen“ (vorangehender Abschnitt) beschreibt beide Vorgänge.
Sollte sich die Kategoriestruktur der beiden Kataloge unterscheiden, erfordert das Mischen einige Schritte mehr. (Näheres dazu finden Sie in den Abschnitten über den Export und Import von Datensätzen. (Siehe „Importieren und Exportieren”.)
Kataloge migrieren
Cumulus Kataloge müssen in folgenden Fällen migriert werden:
ODER
Kataloge vorheriger Cumulus Versionen müssen wie folgt behandelt werden:
HINTERGRUND-INFORMATION:  
Wird ein Cumulus 7 oder 8 Katalog mit Cumulus 9 geöffnet, werden der Katalogdatenbank neue Felder hinzugefügt. Bei der expliziten Migration eines Katalogs wird zur besseren Performanz die Struktur der Datenbank erweitert. Zusätzlich werden Werte in bestimmte Felder eingetragen. Zum Beispiel wird das Feld Container-Typ bei der automatischen Vorbereitung hinzugefügt, enthält aber keinen Wert. Nach der expliziten Migration haben die Kategorien, die zur Hauptkategorie $Categories gehören, und deren Unterkategorien den Wert Kategorien im Feld Container-Typ. Dagegen haben die Kategorien, die zu den Hauptkategorie $Keywords und $Sources gehören, und deren Unterkategorien keinen Wert im Feld Container-Typ.
Die eplizite Migration kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
Kataloge, die mit Cumulus 8 erstellt wurden und die schon am Cumulus Server geöffnet sind, können über die Schaltfläche Migrieren im Fenster Katalogzugriff in das Cumulus 9 Format migriert werden. Der Katalog wird sofort “an Ort und Stelle” migriert.
Katalogdateien der Cumulus Versionen 6, 7 oder 8, die nicht am Cumulus Server geöffnet sind, können mirgriert werden
– über die Funktion
Katalog migrieren des Cumulus Client.
ODER
– auf dem Cumulus Server Rechner mit dem Cumulus Tool.
Der Typ eines Kataloges und seine Größe wird in seinen Katalogeinstellungen angezeigt ( Cumulus /  Bearbeiten > Einstellungen > Katalogeinstellungen > Allgemein)
WICHTIG! Sobald ein Katalog explizit zu Cumulus 9 migriert wurde, kann er nicht mehr mit vorherigen Versionen von Cumulus geöffnet werden. Daher empfiehlt Canto Ihnen, vor dem Beginn der Migration Sicherungskopien zu erstellen.
Migrieren eines am Cumulus Server geöffneten Katalogs
Wenn Sie einen Cumulus 8 Katalog, der am Cumulus Server geöffnet ist, migrieren müssen:
 
1.
Im Cumulus Client wählen Sie Datei > Katalog öffnen .
Das Fenster Katalogzugriff wird angezeigt.
2.
Wählen Sie den Katalog aus, der migriert werden soll, und klicken Migrieren. Der Migrationsvorgang wird gestartet und ein Fortschrittsbalken angezeigt..
Der Katalog wird migriert. Die Dauer des Migrationsvorgangs ist abhängig von der Größe der Katalogdatei: je größer die Datei ist, desto länger dauert die Migration
Eine Cumulus Katalogdatei migrieren
Um einen Katalog zu migrieren, der mit Cumulus 6,7 oder 8 erstellt wurde und nicht an einem Cumulus Server geöffnet ist:
 
1.
In der Cumulus Client-Anwendung wählen Sie Datei > Administration > Katalog migrieren. Ein Fenster zur Auswahl des Katalogs wird angezeigt.
2.
3.
Geben Sie einen Namen und ein Verzeichnis für den neuen migrierten Katalog ein, und klicken Sie auf Speichern. Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen den Status der Konvertierung an.
HINWEIS: Sollten beim Migrieren eines Katalogs Probleme auftreten, ist es ratsam, den Katalog vor dem Migrieren mit Ihrer vorherigen Cumulus Version zu öffnen und die Funktion Katalog wiederherstellen aus dem Menü Administration aufzurufen.
Module der Server-Konsole
Die Server-Konsole kombiniert Administrationswerkzeuge. Einige Module der Server-Konsole sind speziell für die Verwaltung von Katalogen entwickelt worden. Für diese Module benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte für den jeweiligen Katalog.
Log Manager
Das Log Manager-Modul bietet zahlreiche Konfigurationsoptionen, über die Sie die Erstellung einer Protokolldatei (Log-Datei) für einen Katalog veranlassen können und die Art der Protokollierung bestimmen können.
VORAUSSETZUNGEN: Um die Protokolldatei eines Katalogs verwalten zu können, benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte (Rechte > Administrator­rechte > Protokolldateien verwalten.)
Um für einen Katalog eine Protokolldatei zu erstellen und zu definieren:
 
1.
Wählen Sie Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich über einen Webbrowser mit der Web-Server-Konsole.
2.
3.
Wählen Sie Log Manager. Das Fenster mit den Einstellungen für den Log Manager wird geöffnet.
Im Feld Standardordner für Protokolle können Sie einen anderen Ordner als Standardordner für Log-Dateien angeben.
4.
Wählen Sie im Feld Katalog den Katalog aus, dessen Aktivitäten protokolliert werden sollen. Sie können die Protokolleinstellungen nur für Kataloge vornehmen, für die Sie das entsprechende Administratorrecht haben: Protokolldateien verwalten
5.
Klicken Sie auf Protokollierung aktivieren, wenn die Protokollierung für den Katalog aktiv sein soll.
Im Feld Protokollordner können Sie für die Protokolldateien des ausgewählten Katalogs einen anderen Ordner als den Standardordner angeben.
Wenn Sie eine separate Log-Datei pro Tag haben wollen, aktivieren Sie Tägliche Log-Datei. Separate Log-Dateien für jeden Tag haben den Vorteil, dass Sie sie löschen können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
6.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Die Katalogaktivitäten werden in einer Log-Datei protokolliert, die so heißt wie der Katalog. Haben Sie sich für tägliche Log-Dateien entschieden, wird an den Namen das Datum angehängt (Jahr-Monat-Tag).
Aktivitätsmonitor
Sie können die Katalogaktivität im Fenster Aktivitätsmonitor überwachen. Dieses ­Fenster gibt Angaben zu:
Zusätzlich können Sie
VORAUSSETZUNGEN: Um die Aktivitäten eines Katalogs überwachen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Administratorrechte (Rechte > Administratorrechte > Aktivität überwachen.)
Um das Fenster Aktivitätsmonitor zu öffnen:
 
1.
Wählen Sie Datei > Administration > Server-Konsole oder verbinden Sie sich über einen Webbrowser mit der Web-Server-Konsole.
2.
3.
Wählen Sie Aktivitätsmonitor. Das Fenster Aktivitätsmonitor wird geöffnet.
Der Aktivitätsbalken am oberen Fensterrand zeigt die Server-Aktivität an. Die Liste darunter zeigt an, welche Benutzer zu welchen Katalogen verbunden sind. Sie können nur Kataloge überwachen, für die Sie das entsprechende Administratorrecht haben: Aktivität überwachen
Die Liste der verbundenen Benutzer enthält mehrere Spalten. Angezeigt werden standardmäßig eine für Namen der gegenwärtig mit dem Katalog verbundenen Benutzer und eine für die Namen/IP-Adressen der Rechner, zu denen sie verbunden sind, und wann die Verbindung begann. Sie können den Aktivitätsmonitor auch verwenden, um die Verbindung der Benutzer zum aktuellen Katalog zu trennen.
Katalogverbindungen der Benutzer trennen­
Bevor Sie einen Katalog konfigurieren oder Arbeiten zur Verwaltung von Katalogen ausführen, sollten Sie die Verbindungen zu allen Benutzern trennen, die mit dem aktuellen Katalog arbeiten.
Um die Verbindung von Benutzern zu einem Katalog zu trennen:
 
1.
Wählen Sie im Fenster Aktivitätsmonitor die Benutzer, deren Sie die Verbindung trennen möchten, und klicken Sie auf Verbindung trennen.
Eine Nachricht an ausgewählte Benutzer senden
Sie können Nachrichten an einen einzelnen oder mehrere Benutzer auf einmal senden. So senden Sie eine solche Nachricht:
 
1.
Wählen Sie im Fenster Aktivitätsmonitor den/die Benutzer aus, an den/die Sie eine Nachricht senden wollen und klicken auf Nachricht senden...
Das Fenster Nachricht senden wird angezeigt.
2.
Die Nachricht wird auf dem Desktop des/der ausgewählten Benutzer(s) in einem Informationsfenster eingeblendet. Mit einem Klick auf OK können die Benutzer das Fenster schließen.
Informationen archivieren
Viele Organisationen verwalten mehrere Kataloge gleichzeitig: zum Beispiel einen Katalog für die Produktions-Assets und einen zweiten für die Archiv-Verwaltung. Mit Cumulus können Sie Ihre Assets lokal bearbeiten, Dateiverweise aktualisieren und sie anschließend sogar noch suchen lassen und abrufen.
Im Allgemeinen umfasst das Archivieren von Assets folgende Schritte:
 
1.
2.
3.
4.
Aktualität von Asset-Referenzen
Cumulus verwaltet den Speicherort der Assets über Asset-Referenzen. Wann immer Sie ein Asset verschieben, sollten Sie die Asset-Referenz aktualisieren, damit diese den aktuellen Speicherort wiedergibt.