Einleitung

Einleitung
Das Cumulus® Digital Asset Management-System ist ein wichtiges Werkzeug, um digitale Dateien zu archivieren, zu verwalten und zu vermarkten. Denn mit Cumulus können alle Assets (digital gespeicherte Vermögenswerte) übersichtlich geordnet werden: Bilder, Filme, Soundclips, Layouts aus DTP-Programmen, Präsentationen, PDF-Dateien und viele mehr. Einmal aufgenommen, können Sie und Ihre Kollegen die Assets mit Cumulus ansehen, suchen und finden, ordnen und strukturieren, kopieren und verschieben, kurz gesagt: beliebig bearbeiten. Haben Sie einmal den Bearbeitungsprozess für Ihre Assets festgelegt, lässt er sich automatisieren, damit Sie wieder mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit haben.
Cumulus
Canto bietet Cumulus in verschiedenen Editionen an, die Sie mit sogenannten Add-On-Produkten erweitern können. Informieren Sie sich auf Cantos Website (www.canto.com/de) über das gesamte Angebot..
Diese Benutzerdokumentation
Dieses Hilfesystem beschreibt die Funktionen von Cumulus Workgroup und Enterprise. Wenn Funktionen und Feature nur mit bestimmten Editionen oder Add-On-Produkten zur Verfügung stehen, wird darauf hingewiesen.
Handbücher und Bitte-lesen-Dateien
Die aktuellen Versionen aller Cumulus Handbücher stehen Ihnen über die Canto Customer Community zur Verfügung.
Wohl wissend, dass Cumulus sowohl von weiblichen als auch von männlichen Personen benutzt und verwaltet wird, schreiben wir in der Benutzerdokumentation um der Einfachheit und Verständlichkeit willen nur über Benutzer und Administratoren.
Plattformübergreifendes
Cumulus ist eine plattformübergreifende Anwendung, das heißt Cumulus läuft auf Rechnern mit Windows® und Mac® OS (Macintosh®). Zwar sind die meisten Funktionen in allen Versionen gleich, aber in der Benutzeroberfläche unterscheiden sich die Versionen doch – entsprechend der Konventionen der verschiedenen Systeme oder Tastaturen. Diese Unterschiede werden, wenn notwendig, gekennzeichnet bzw. erklärt oder als bekannt vorausgesetzt. (Zum Beispiel wird der Unterschied, den Windows und Mac OS X in der Handhabung von Fenstern aufweisen, hier nicht erklärt.)
Da sich die Windows- und Mac OS X-Versionen von Cumulus nur geringfügig unterscheiden, beziehen sich die Abbildungen in diesem Handbuch auf beide Plattformen. Auf Unterschiede wird gesondert hingewiesen.
Dieses Symbol kennzeichnet, was sich nur auf Mac OS bezieht.
Dieses Symbol kennzeichnet, was sich nur auf Windows bezieht.
Zur Benutzeroberfläche
Um Bestandteile der Benutzeroberfläche (Schaltflächen, Menüs, Textfelder usw.) vom anderen Text zu unterscheiden, werden sie in Fettdruck wiedergegeben. Zum Beispiel:
„Klicken Sie auf Öffnen.“
Um Menühierarchien darzustellen, wird das Zeichen > verwendet. Zum Beispiel:
„Wählen Sie Datei > Öffnen.“
In diesem Beispiel ist der Eintrag Öffnen im Menü Datei zu wählen.
 
Cumulus verstehen
Bevor Sie die ersten Schritte in Cumulus tun, sollten Sie sich mit einigen Grundkonzepten vertraut machen. Cumulus erstellt spezielle Dateien, die Kataloge genannt werden. Cumulus verwendet sie, um den Überblick über Ihre wertvollen Assets zu behalten. Wenn Sie Ihre Assets katalogisieren, erstellt Cumulus spezielle Katalogeinträge, die Datensätze genannt werden und die jeweiligen Assets repräsentieren. Zum einfachen Suchen und Abrufen von Datensätzen können Sie diese in Cumulus in logischen Gruppen, die Kategorien genannt werden, organisieren. Jede individuelle Zusammenstellung von Datensätzen ist eine Kollektion. Eine Kollektion ist eine Art, Kataloge zu betrachten.
Assets
Assets sind digitale Vermögenswerte. In Cumulus sind Assets schlicht katalogisierte Dateien oder Daten. Ein Film, ein Soundclip, ein Bild oder ein Seiten-Layout – alles Beispiele für Dateien, die für gewöhnlich mit Cumulus verwaltet werden. Aber das Wort Datei suggeriert nur solche Assets, die auf digitalen Medien wie Festplatte oder CD-ROM gespeichert sind. Doch was ist, wenn die Assets in einer Datenbank gespeichert sind? Dies sind keine Dateien im eigentlichen Sinne; aber für Cumulus ist das unwichtig. Cumulus handhabt sie wie Dateien: Auch diese Daten kann man katalogisieren, weiterverfolgen und auf sie zugreifen.
Kataloge
Wie Aktenschränke dienen die Kataloge von Cumulus als Ablage für Ihre Sammlungen von Mediendateien. Sie können beliebig viele davon aufbauen. Da die Kataloge plattformkompatibel sind, ist es egal, auf welchem Rechnertyp die Kataloge erstellt wurden. Kataloge werden ab hier detailliert beschrieben.
Datensätze
Datensätze repräsentieren Assets. Jeder Datensatz verweist auf ein Asset. Datensätze enthalten Informationen über Assets, zum Beispiel Dateigröße und -typ, Speicherort und Erstellungsdatum und vieles mehr. Mit Cumulus können benutzerdefinierte Datensatzfelder erstellt werden, welche beinahe jede Art gewünschter Information beinhalten können. Und mit der Erweiterung der Suchoptionen bei den benutzerdefinierten Datensatzfeldern geht Cumulus noch weiter auf Ihre Bedürfnisse ein.
Die Unterscheidung zwischen Asset und Datensatz ist sehr wichtig. Denn Datensätze sind Teil der Kataloge und Assets nicht. Datensätze repräsentieren Assets.
Kategorien
Wie Ordner in einem Aktenschrank dienen in Cumulus Kategorien zum Ordnen der Assets (Mediendateien). Aber damit hören die Gemeinsamkeiten auf. Denn Assets können gleichzeitig verschiedenen Kategorien und mehreren Katalogen zugeordnet werden. Kategorien werden detailliert beschrieben ab hier.
Kollektionen
Kollektionen sind eine Art Momentaufnahme eines Katalogs in einem bestimmten Zustand. Wenn Sie in Cumulus mit Ihren Assets arbeiten, ändert sich die Auswahl der Datensätze ununterbrochen. Ohne Kollektionen würde jedes Stadium dieser Datensätze bei jeder Änderung verloren gehen. Kollektionen ermöglichen es Ihnen, jede einzelne Auswahl von Datensätzen festzuhalten und in der aktuellen Ansicht zu sichern – ohne Unterbrechung Ihrer Arbeit. Möchten Sie eine Ansicht noch einmal ansehen oder verwenden, speichern Sie diese als Kollektion und rufen Sie sie jederzeit wieder ab. Sie können Kollektionen sogar als Anlage einer E-Mail versenden.
Kollektionen dienen auch als „Zwischenablage“ in Cumulus, was bedeutet, dass Änderungen in den Kollektionen nicht den Inhalt Ihrer Kataloge beeinträchtigen. Sie können sogar einen Datensatz aus einer Kollektion entfernen, ohne dass er von Ihrem Katalog entfernt wird (es sei denn, genau dies ist Ihre Absicht.) Kollektionen werden detailliert beschreiben ab hier.
Und so funktioniert alles zusammen
Um den Überblick über Ihre wertvollen Assets zu behalten, erstellt Cumulus spezielle Dateien, die Kataloge genannt werden. Wenn Sie Ihre Assets katalogisieren, erstellt Cumulus spezielle Katalogeinträge, die Datensätze genannt werden. Die Datensätze sind Stellvertreter für Ihre Medien-Assets. Um das Suchen und Abrufen von bestimmten Datensätzen zu erleichtern, können Sie in Cumulus Datensätze zu logischen Gruppen, den Kategorien, ordnen und klassifizieren.
Wenn Sie Ihre Assets katalogisiert haben, können Sie sie als Miniatur oder Text­ansicht anzeigen lassen, Sie können Suchabfragen mit allgemeinen oder benutzerdefinierten Bedingungen durchführen, und Sie können den Speicherort der digitalen Original-Mediendatei zurückverfolgen und eine Voransicht aufrufen. Jeder Datensatz enthält wichtige suchbare Informationen über das zugehörige Asset, wie zum Beispiel den Namen der Datei, den Speicherort der Datei, den Dateityp, Dateigröße, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Höhe, Breite und vieles mehr.
Die Kataloge verwendet Cumulus, um Ihre Assets zu verwalten. Cumulus Kataloge enthalten Datensätze zu den Assets, die verwaltet werden. Ein einzelner Datensatz enthält Informationen zu dem Asset, das er repräsentiert. Gespeichert werden diese Informationen in Datensatz-Feldern. Sie können in Cumulus genau festlegen, welche Informationen zu Ihren Assets gespeichert werden sollen – und zwar für jeden einzelnen Katalog, wenn Sie es wünschen, da jeder Katalog unterschiedliche Datensatz-Felder haben kann.
Ein beliebiges Set an Datensätzen wird Kollektion genannt. Eine Kollektion ist eine Art und Weise, wie Sie Ihre(n) Katalog(e) betrachten – zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Kollektionen können gespeichert werden. Eine solche gespeicherte Kollektionsdatei merkt sich die Datensätze, die sie enthält, sowie andere Informationen wie das verwendete Datensatz-Ansichten-Set oder etwa die Spaltenbreite der Textansicht.
Über ein Datensatz-Ansichten-Set wird die Anzeige der Datensätze in den verschiedenen in Cumulus zur Verfügung stehenden Ansichten (Miniaturenansicht, Textansicht, Report-Ansicht, Informationsansicht und Informationsfenster) definiert. Ansichten-Sets definieren, von welchem Feld Informationen angezeigt werden sollen und auf welche Weise (Schriftart, Farbe). Diese Definitionen beziehen sich nicht auf einzelne Kataloge. Sie berücksichtigen nicht die Datensatz-Felder eines Kataloges und die dort möglicherweise zur Verfügung stehenden Informationen. Deshalb ist bei der Auswahl eines Ansichten-Sets Sorgfalt erforderlich, damit das ausgewählte Ansichten-Set zu dem/n Katalog(en) oder der/den Kollektion(en) passt, mit denen Sie arbeiten.
Auch Asset-Handling-Sets beziehen sich nicht auf einzelne Kataloge. Ein Asset-Handling-Set legt fest, wie Cumulus Ihre Assets – während der Katalogisierung und beim Zugriff auf Assets – handhabt. Sie müssen ein Asset-Handling-Set wählen, das zu den Assets passt, mit denen Sie arbeiten.
Zur Arbeitserleichterung stehen in Cumulus verschiedene Sets und Vorlagen zur Verfügung. Diese Sets und Vorlagen können nur durch einen Administrator oder durch Benutzer mit entsprechenden Rechten definiert werden.